Stephen Gould

La confianza de las marcas pioneras

Desde las principales compañías de telecomunicaciones y computación hasta gigantes del comercio minorista, deportes y aerolíneas, Stephen Gould es un socio confiable para las empresas líderes, ayudándolas a crear soluciones innovadoras para grandes problemas.

Durante más de 80 años, una sola tienda de suministros de empaque en Nueva York creció hasta convertirse en una empresa global de más de $1,000 millones. Hoy, Stephen Gould, dirigida por una familia, es el mayor proveedor independiente de soluciones de cadena de suministro en EE. UU. y cuenta con más de 40 ubicaciones en todo el mundo. La compañía ofrece servicios personalizados de diseño, prototipos de productos, empaques, gestión de cadena de suministro, almacenamiento y logística global a más de 5,000 clientes.

En el corazón del negocio está Epicor Kinetic.

Escala global, enfoque personalizado

En Stephen Gould, José Gómez, Gerente de Ingeniería de Aplicaciones —y fundador del foro de usuarios EpiUser con más de 9,000 miembros— apoya aproximadamente a 500 usuarios de Epicor Kinetic. Gómez explicó: “Hoy estamos en vivo con Epicor Kinetic en seis sitios, y estamos incorporando una o dos ubicaciones cada trimestre. Nuestra planta en México está en vivo con Epicor Kinetic UX y completamente basada en la web, con la capacidad de aprovechar Kinetic en cualquier dispositivo. Tenemos una meta de tres años para que todas las seis subsidiarias de Stephen Gould y 41 plantas estén en Epicor. Al mismo tiempo, trabajamos hacia una implementación completamente operativa de Kinetic UX.”

Gómez y Hannah Willett, Ingeniera de Aplicaciones en Stephen Gould, han definido una metodología deliberada de gestión del cambio para la transición, abordándola área por área. Willett está dedicada actualmente a migrar los departamentos de AR/AP y reescribir personalizaciones usando Epicor Automation Studio.

Flujos de trabajo integrados y automatizados

Stephen Gould es un adoptador temprano de Epicor Automation Studio, una herramienta de automatización inteligente que hace posible que los usuarios de negocio actúen como desarrolladores e integradores ciudadanos.

Experta en Automation Studio, Willett enumeró rápidamente los beneficios del módulo: “Es una herramienta de integración económica, muy fácil de configurar y comenzar a usar, y simple de configurar.” Eso es una ventaja crítica. Willett agregó: “Automation Studio es intuitivo de aprender. No necesitas mucha experiencia en programación, lo que significa que otro empleado que no sea desarrollador podría mantener nuestras integraciones. Para cualquier negocio, la redundancia es crucial.”

Willett predijo de tres a cuatro meses para completar un trabajo de automatización del proceso de comercio intracompañía usando C#. Con Automation Studio, ese proyecto se terminó en solo dos semanas y media. Gómez describió: “Si Wisconsin compra un producto de Indianápolis, hay una transacción regular de AP/AR. Necesitábamos la capacidad de crear la orden de compra en Indianápolis y que eso reflejara una orden de venta en la planta de Wisconsin, y Kinetic aún no lo soporta de forma nativa.”

La otra ventaja clave es la visibilidad. Antes, una sucursal no podía ver lo que hacía otra. Ahora cualquiera puede consultar el panel de control y ver en qué punto de la cola se encuentra un trabajo y cuándo se enviará.

Automation Studio permitió a Stephen Gould automatizar todo el proceso intracompañía, incluyendo creación de órdenes, órdenes de compra, facturas e instrucciones de envío. Además, se requería rastrear costos por sitio. Gómez comentó: “Tenemos una gran fuerza de ventas móvil de emprendedores, cada uno dueño de su propio negocio, y brindamos soporte logístico y de cumplimiento. Tenemos una estructura única de reparto de utilidades que requería una contabilidad de costos compleja y exigía que pudiéramos rastrear costos de manera eficiente y precisa en todo nuestro sistema.”

En un mes, Stephen Gould pasó de un proceso manual de semanas con llamadas y correos electrónicos, a un proceso automatizado e instantáneo, ahorrando incontables horas-hombre.

“Automation también redujo el número de errores. Una vez que le decimos al sistema exactamente cómo reflejar estos ítems, no hay posibilidad de que un humano interprete algo mal e introduzca un error,” explicó Willett.

“La otra ventaja clave es la visibilidad», añadió Gómez. “Antes, una sucursal no podía ver lo que hacía otra. Hemos optimizado el proceso para garantizar que disponemos de los componentes y materiales adecuados. Y ahora todo el mundo puede verlo. Cualquiera puede consultar el panel de control y ver en qué punto de la cola se encuentra un trabajo y cuándo se enviará”.

Enfoque en Métricas

Actualmente, Stephen Gould monitorea varios reportes de excepción. Kinetic también permitió convertir un calendario manual en un calendario integrado de seguimiento de flujos de trabajo accesible para todos.

Epicor Automation Studio es intuitivo de aprender. No necesitas mucha experiencia en programación, lo que significa que otro empleado que no sea desarrollador podría mantener nuestras integraciones. Esa redundancia siempre es importante.

Gómez tiene grandes expectativas para el futuro: “Como solo tenemos unas pocas plantas en el sistema, aún no estamos en posición de tener métricas intensivas. Uno de los principales impulsores de implementar Kinetic es por los enormes beneficios de inteligencia de negocio.”

Acelerando un entorno sin papel

Hasta 2020, Stephen Gould era 100% basado en papel para sistemas de procesamiento de órdenes. Gómez explicó: “Sabíamos que necesitábamos modernizar nuestros sistemas y para eso se trajo Epicor. Luego llegó el COVID y tuvimos que pivotar rápidamente hacia un entorno sin papel.”

El mayor valor de Kinetic radica en su personalización total. El hecho es que puedes moldear el ERP a tu negocio en lugar de moldear tu negocio al ERP. Esto permite procesos mucho más optimizados y hace que la aplicación trabaje para ti. Eso es enorme.

En dos semanas, Stephen Gould pudo mover todas las operaciones a la última versión de Kinetic para continuar operando, aunque aún no habían terminado la implementación. Gómez y su equipo aprovecharon las tablas UD como “depósitos de papel” y algunas personalizaciones rápidas para crear un flujo de trabajo sin papel.

Diseñado para adaptarse

Willett señaló: “El mayor valor de Kinetic radica 100% en la personalización. El hecho es que puedes moldear el ERP a tu negocio en lugar de moldear tu negocio al ERP. Permite procesos mucho más optimizados y haces que la aplicación trabaje para ti. Eso es enorme.”

Gómez coincidió: “Epicor te proporciona mejores prácticas, pero todos saben que las mejores prácticas no encajan en todos los escenarios. Epicor te da la flexibilidad de adaptarse a tu negocio y luego proporciona actualizaciones fluidas para mantenerte al día incluso después de hacer cambios. Es un cambio radical.”

Gómez también destacó el soporte personalizado de Epicor: “Nunca podría llamar a uno de los desarrolladores principales de SAP. Aunque no lo hago seguido, si lo necesito, sé que alguien contestará, sabrá quién soy y estará dispuesto a ayudar. Es invaluable.”