ERP là viết tắt của enterprise resource planning (hoạch định nguồn lực doanh nghiệp). Đây là một loại phần mềm được các công ty sử dụng để quản lý thông tin trong tổ chức. ERP đám mây đề cập đến phần mềm ERP và các công cụ được cung cấp và quản lý trong đám mây, trái ngược với doanh nghiệp lưu trữ hệ thống của họ tại chỗ. Mặc dù ngày nay mọi tổ chức hoạt động khác nhau, nhưng tất cả đều phải đối mặt với một thách thức chung—để cạnh tranh hiệu quả trong môi trường kinh doanh ngày nay, họ cần tiếp cận với công nghệ giúp họ đổi mới, mở rộng quy mô và phát triển nhanh chóng. Họ cần các công cụ và hệ thống phần mềm được cập nhật liên tục, tiên tiến và kết nối toàn cầu để có thể dành nhiều thời gian và năng lượng hơn cho việc triển khai các sáng kiến tăng trưởng và giảm thiểu hoạt động quản lý CNTT hàng ngày. Đó là nơi ERP đám mây phát huy tác dụng.
Khi công nghệ tiếp tục phát triển, nhiều doanh nghiệp thuộc mọi quy mô đang xem xét ERP đám mây hơn bao giờ hết. Sự phổ biến này chủ yếu là do các yếu tố chẳng hạn như chi phí, độ tin cậy, tốc độ và khả năng truy cập.
Tài nguyên này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về chủ đề của phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp dựa trên đám mây.
Để luôn đi đầu trong sự đổi mới, bạn cần hiểu ERP đám mây là gì và nó có thể giúp ích gì cho doanh nghiệp của bạn. Tài nguyên này sẽ giúp bạn đánh giá, triển khai và quản lý hệ thống ERP dựa trên đám mây phù hợp cho công ty và nhóm của bạn.
Có hàng trăm khái niệm và thuật ngữ liên quan đến hoạch định nguồn lực doanh nghiệp dựa trên đám mây nhưng dưới đây là 14 khái niệm cần nắm rõ—trước khi bạn quyết định đầu tư vào ERP đám mây cho doanh nghiệp của mình:
Sau khi hiểu rõ về một số thuật ngữ mà bạn thường gặp nhất với ERP đám mây, bạn đã sẵn sàng tìm hiểu xem việc triển khai giải pháp ERP dựa trên đám mây có phải là bước tiến phù hợp cho doanh nghiệp của bạn hay không.
Để hiểu toàn bộ giá trị và lợi ích của ERP đám mây, bạn cần hiểu rõ điều gì tạo ra sự khác biệt so với giải pháp ERP tại chỗ. Phần này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về hai loại tùy chọn triển khai khác nhau.
Như đã đề cập trong phần đầu của bảng chú giải, ERP tại chỗ là một hệ thống phần mềm và công cụ lập hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được cài đặt cục bộ trên phần cứng và máy chủ của bạn và được quản lý bởi nhân viên CNTT. Nói cách khác, hệ thống ERP tại chỗ đặt gánh nặng bảo trì lên vai bạn. Với các hệ thống ERP tại chỗ, bạn chỉ mua nền tảng phần mềm cốt lõi một lần, nhưng bạn phải chịu thêm chi phí để duy trì và cập nhật phần mềm và phần cứng, thuê chuyên gia cài đặt, khắc phục sự cố và cập nhật cơ sở hạ tầng hỗ trợ của bạn. Thông thường, chi phí bổ sung, ưu thế cạnh tranh và giới hạn thời gian nâng cấp phần mềm ERP tại chỗ sẽ giới hạn khả năng phát triển phần mềm của bạn. Nếu không có các bản cập nhật thường xuyên, các doanh nghiệp sẽ bị bỏ lại phía sau với các cải tiến về chức năng, bảo mật và khả năng sử dụng.
Với ERP tại chỗ, bạn phải mua hoặc thuê ngoài các máy chủ, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu cấp doanh nghiệp—cùng với phần mềm diệt virus và bản sao lưu để hỗ trợ những máy chủ—mà nhiều tổ chức cho rằng không thực tế. Việc triển khai tại chỗ yêu cầu sự hỗ trợ liên tục từ nhân viên CNTT, những người phải đảm bảo hệ thống của bạn được cập nhật thay vì tập trung vào các sáng kiến chiến lược có giá trị cao hơn có thể giúp bạn thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh. Quyền truy cập từ bên ngoài vào hệ thống ERP tại chỗ cũng có thể khác nhau tùy thuộc vào các quyết định kỹ thuật được đưa ra trong quá trình triển khai.
Triển khai một giải pháp ERP tại cơ sở cũng có thể là một quy trình chậm—quy trình này thường yêu cầu phê duyệt đối với lựa chọn phần cứng, sự ủng hộ từ các bên liên quan khác và phân bổ thời gian quý giá của nhóm CNTT của bạn.
ERP dựa trên đám mây là hệ thống phần mềm và công cụ hoạch định nhân lực doanh nghiệp được nhà cung cấp của bạn lưu trữ và quản lý ngoại vi trên đám mây. Với việc triển khai đám mây, bạn có thể tập trung vào việc điều hành doanh nghiệp thay vì quản trị CNTT. Hệ thống SaaS dựa trên đám mây đặt gánh nặng quản lý và bảo trì cho nhà cung cấp thay vì cho doanh nghiệp của bạn. ERP đám mây cung cấp các bản cập nhật phần mềm liên tục và liền mạch—đã được bao gồm trong khoản phí duy nhất, định kỳ của bạn. Việc triển khai ERP đám mây cũng yêu cầu ít hoặc không cần sự tham gia của CNTT, điều này có thể cho phép nhóm của bạn nâng cao giá trị của họ đối với doanh nghiệp bằng cách dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ hỗ trợ sáng kiến phát triển chiến lược.
Trong đám mây, hệ thống ERP của bạn có thể giúp bạn chuyển trọng tâm sang kết quả kinh doanh hơn là công nghệ. Các bản cập nhật tự động giúp bạn bắt kịp với sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ. Thông thường, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phân loại khả năng cập nhật và duy trì hiện tại này là một trong những kết quả bất ngờ lớn nhất của việc chuyển từ giải pháp ERP tại chỗ sang ERP đám mây. Với quyền truy cập có sẵn vào phần mềm kinh doanh cải tiến hơn, bạn có thể tạo dựng lợi thế cạnh tranh để phát triển theo thị trường.
Bảo mật sẽ luôn là ưu tiên hàng đầu. Khi đầu tư vào triển khai ERP đám mây với Epicor, bạn cũng hưởng lợi từ cơ sở hạ tầng bảo mật hàng đầu thế giới, bản sao lưu thực tiễn tốt nhất, khôi phục sau thảm họa và thời gian hoạt động được đảm bảo 99,5%.
Sau khi đã biết các khác biệt chính giữa ERP tại cơ sở và dựa trên đám mây, bạn nên tìm hiểu chi tiết một số lợi ích lớn nhất của ERP đám mây.
Ngày nay, nhiều doanh nghiệp chọn triển khai ERP trên đám mây hơn bao giờ hết. Lý do? Dưới đây là 10 lợi ích chính của ERP đám mây có thể giúp trả lời câu hỏi này:
Cập nhật và nâng cấp nhanh chóng: ERP đám mây của Epicor cung cấp các bản cập nhật và nâng cấp tức thì và liên tục cho phần mềm và công cụ ERP của bạn, vì vậy bạn không bao giờ phải lo lắng liệu mình có đang sử dụng công nghệ mới nhất để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn hay không. Bạn cũng không phải dành thời gian cập nhật—hoặc thuê ai đó cập nhật—hệ thống của bạn nếu bạn sử dụng một hệ thống ERP tại cơ sở.
Chi phí trả trước và chi phí vận hành thấp: Một trong những lợi ích lớn nhất của ERP đám mây là chi phí rẻ hơn nhiều so với các hệ thống ERP tại chỗ truyền thống. Khi bạn triển khai tại cơ sở, bạn có thể trả tiền cho phần mềm một lần bằng giấy phép, nhưng bạn có các chi phí tốn kém khác chẳng hạn như mua máy chủ và bảo trì liên tục, tạo và quản lý cơ sở dữ liệu, triển khai ban đầu, nhân viên CNTT, chi phí năng lượng, bảo mật và sao lưu. Với ERP đám mây, bạn trả trước ít hơn và tổng chi phí vận hành liên tục của bạn thấp hơn nhiều vì nhà cung cấp sẽ phụ trách việc cập nhật, bảo trì và bảo mật cho bạn.
Triển khai nhanh: ERP đám mây cũng có thể bắt đầu và chạy trong thời gian ngắn hơn nhiều so với hệ thống ERP tại chỗ. Với ERP tại chỗ, bạn phải lo lắng về những việc như chọn và mua phần cứng, đào tạo nhân viên CNTT, có thể phải thuê thêm người, triển khai các giao thức bảo mật dữ liệu mới và đảm bảo rằng mọi người trong nhóm của bạn đều có quyền truy cập đáng tin cậy vào những công cụ mà họ cần để giúp doanh nghiệp của bạn phát triển. Với ERP đám mây, việc triển khai và thực hiện diễn ra nhanh chóng và dễ dàng. Triển khai phần mềm trong đám mây cũng đáng tin cậy và thường cung cấp quyền truy cập dữ liệu dễ dàng trong thời gian thực từ mọi nơi—có thể giúp toàn bộ nhóm cộng tác hơn và thành công trong vai trò của họ.
Khả năng thay đổi quy mô: ERP đám mây được xây dựng để giúp bạn thay đổi quy mô hoạt động tại công ty của bạn. ERP đám mây cho phép nhóm của bạn và đối tác truy cập vào thông tin ở cấp độ toàn cầu. Với ERP đám mây của Epicor, bạn cũng hưởng lợi từ việc giám sát hệ thống và bảo mật hàng đầu thế giới, cho phép bạn phát triển nhanh chóng mà không phải bận tâm về việc thông tin của mình có an toàn hay không.
Tập trung vào năng lực chủ chốt: Vì các nhà cung cấp ERP đám mây đảm nhận hầu hết gánh nặng liên quan đến việc quản lý một hệ thống ERP phức tạp, bạn có thể dành thời gian cho những gì quan trọng nhất—phát triển một hoạt động bền vững, có khả năng sinh lợi. Nói cách khác, bạn sẽ tập trung vào những gì bạn giỏi nhất. Khi bạn không phải dành thời gian lo lắng về việc nâng cấp phần mềm, thời gian ngừng hoạt động và vấn đề bảo mật, bạn sẽ dành thời gian cho các lĩnh vực tác động trực tiếp đến tăng trưởng kinh doanh trong tương lai.
Khả năng truy cập, tính di động và khả năng sử dụng được cải thiện: Trong những lĩnh vực này, ERP đám mây tốt hơn so với các loại triển khai ERP khác. Vì hệ thống ERP của bạn được quản lý trên đám mây và có sẵn trên toàn cầu, nhóm của bạn có thể truy cập vào công cụ mà họ cần từ mọi nơi bằng thiết bị di động và kết nối Internet. Thông tin có thể truy cập trong thời gian thực, vì vậy các quyết định kinh doanh quan trọng có thể được đưa ra mà không phải chờ đợi cho đến khi mọi người ở cùng một phòng hoặc truy cập vào hệ thống ERP của bạn từ cùng một nơi. Nói cách khác, giải pháp này giúp bạn xây dựng một nhóm linh hoạt hơn. Việc tập trung vào khả năng truy cập tức thời và cải thiện cộng tác giúp tăng năng suất cả trong và ngoài doanh nghiệp của bạn.
Tính khả dụng của hệ thống và khôi phục sau thảm họa được cải thiện: Bảo mật dữ liệu là mối quan ngại thiết thực cho mọi nhóm đang sử dụng Internet để điều hành doanh nghiệp của họ. Khi bạn đầu tư vào ERP đám mây, bạn đặt trách nhiệm lên vai nhà cung cấp—và họ đảm bảo rằng hệ thống của bạn được bảo vệ khỏi những cuộc tấn công tiềm ẩn hoặc lỗ hổng bảo mật. Epicor đầu tư vào bảo mật và cơ sở hạ tầng hàng đầu thế giới để bảo vệ hệ thống của bạn và cho phép bạn tập trung vào các lĩnh vực khác của doanh nghiệp mà bạn cần chú ý.
Tính minh bạch về chi phí: Khi bạn triển khai các hệ thống ERP đám mây, chi phí có thể dự đoán được và minh bạch. Dù bạn thanh toán gói đăng ký hàng tháng trên mô hình SaaS hay tuân thủ mô hình thanh toán theo mức sử dụng. Ngoài ra, không có chi phí ngoài dự kiến nào liên quan đến cập nhật phần mềm và nâng cấp công nghệ với ERP đám mây, vì chúng thuộc trách nhiệm của nhà cung cấp.
Tự động hóa bán hàng: Tự động hóa bán hàng cũng được tối ưu nhờ vào khả năng truy cập trên thiết bị di động, thời gian thực và sẵn sàng toàn cầu đi kèm với việc triển khai ERP đám mây. Với ERP đám mây, các đối tác, khách hàng và nhà cung cấp có thể kết nối liền mạch với hệ thống của bạn từ bất kỳ đâu trên thế giới. ERP đám mây của Epicor rất đáng tin cậy và những khách hàng triển khai ERP qua đám mây có thời gian hoạt động từ 99,5% trở lên.
Tiêu chuẩn bảo mật và tuân thủ: Như đã đề cập, các nhà cung cấp ERP dựa trên đám mây như Epicor có giải pháp bảo vệ và hỗ trợ bảo mật hàng đầu thế giới cho khách hàng. Epicor có mô hình bảo mật toàn diện. Chúng tôi tích hợp bảo mật trong mọi lớp môi trường ERP—và các thẻ giao diện mạng vật lý, mật khẩu của người dùng và giám sát hệ thống 24x7. Một phương pháp tiếp cận toàn diện đối với bảo mật cho phép chúng tôi dự đoán và giảm thiểu sự gián đoạn, mang lại cho bạn nhiều thời gian hoạt động hơn và an tâm hơn.
Sau khi đã quen thuộc hơn với một số lợi ích chính mà ERP đám mây có thể mang lại cho các doanh nghiệp, sẽ rất hữu ích nếu bạn hiểu những lợi ích và thách thức sẽ áp dụng cho bạn như thế nào đối với ngành và quy mô kinh doanh của bạn.
Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn, bạn có thể thấy các lợi ích và thách thức khác nhau so với các doanh nghiệp khác khi triển khai ERP đám mây. Dưới đây là một số ví dụ có thể liên quan đến tình huống cụ thể của bạn:
Khi bạn xem xét có nên triển khai ERP dựa trên đám mây cho doanh nghiệp của mình hay không, hãy suy nghĩ về tình huống riêng của bạn và các thách thức cũng như lợi ích mà bạn có thể gặp phải với tư cách một tổ chức. Nếu lợi ích cao hơn thách thức, hãy xem xét đầu tư vào ERP đám mây trong tương lai gần.
Một lợi ích khác đối với hệ thống ERP đám mây là chúng có thể được dễ dàng tích hợp với các công cụ và phần mềm dựa trên đám mây khác mà bạn cần sử dụng để quản lý và vận hành.
Ví dụ: với Epicor, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) dựa trên đám mây và phần mềm ERP dựa trên đám mây để nhận thêm thông tin chi tiết về toàn bộ chuỗi cung ứng của mình. Epicor CRM cung cấp thông tin và biện pháp kiểm soát để mang đến trải nghiệm khách hàng hàng đầu thế giới tại mọi điểm tiếp xúc. Khả năng cộng tác nâng cao trong Epicor ERP kết nối người lao động, các bộ phận và đối tác chuỗi cung ứng để toàn bộ công ty của bạn có thể phản ứng nhanh hơn.
Để tìm hiểu thêm, hãy truy cập trang Epicor CRM.
Nếu bạn quyết định muốn triển khai ERP dựa trên đám mây tại doanh nghiệp của bạn trong tương lai gần, hãy lưu ý những thực tiễn tốt nhất sau đây về chiến lược triển khai:
Có nhiều lợi ích mà phần mềm ERP đám mây có thể cung cấp cho một doanh nghiệp đang phát triển. Khi tiếp tục thay đổi quy mô hoạt động, bạn cần các công cụ sáng tạo và đáng tin cậy để giúp bạn tăng hiệu quả, cải thiện khả năng tiếp cận, tiết kiệm chi phí và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh. Sẵn sàng tìm hiểu thêm? Xem cách Epicor ERP có thể giúp doanh nghiệp của bạn.