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善用智慧型庫存管理運籌帷幄


庫存相當佔空間,而且可採許多形式,包括原材料、零組件、在製品以及成品。企業要發揮最大的獲利能力,一定少不了能發揮成效的庫存管理系統。這是因為,無論實物庫存為何,有一點是顯而易見的 – 庫存就是錢。

庫存管理是採購、儲存與銷售庫存的過程。概念很簡單,不過,現代供應鏈卻將庫存變成一件極其複雜的事情。庫存管理的定義因製品類型以及銷售方式而異。但是,在消費者即時產生期望的新時代,持有庫存的企業都面臨著同樣的挑戰。

歸根究柢,問題就在於資料。庫存管理軟體只要能將資料處理得盡善盡美,就能讓現金流保持最佳狀態、能預測未來需求並推動企業成長。倘若庫存管理成效不彰,企業不但無法妥善控管資料,反而會週而復始地拼命追趕成長速度,卻始終望塵莫及,彷彿深陷泥沼。

那麼,企業該如何擺脫日常庫存問題呢?現代軟體應用程式可以協助企業保持井然有序,順利運用一般行動裝置取得資料。

庫存管理非一體適用

產業不同,設定勢必也要分門別類,庫存管理才能順利發揮成效。切忌一刀切。核心庫存管理軟體適用於各個產業,但使用介面需要區分產業類別 (如零售分銷)。可以按照特定客戶具體設計專用介面,以提供直觀體驗,讓所有相關者都能輕鬆解讀資料,包括存貨作業人員、庫存主管、採購、進出貨、物業、倉儲主管、生產人員等。

庫存管理方法

可以依據需要的庫存管理方法設定軟體。軟體供應商設定系統時會斟酌所有變數,力求系統能夠運用最好的技術輔助達成具體目標。接下來介紹幾種不同的庫存管理方法:

即時制 (JIT)

企業按照需求訂購和接收生產及銷售所需庫存,這種方法稱為即時制 (Just-in-time, JIT)。該方法直接依據生產時間表安排供應商訂單。它能減少庫存過剩導致的存貨滯銷。JIT 透過減少浪費來提高效率。

物料需求規劃 (MRP)

物料需求規劃 (Materials Requirement Planning, MRP) 以銷售記錄為依據,能準確預測庫存需求,因為該方法是按不同規劃期細分庫存需求,再據以按時生產,從而避免庫存過剩並降低持有成本。MRP 現在幾乎適用於所有產業,服務業也不例外。

經濟訂購量 (EOQ)

經濟訂購量 (Economic Order Quantity, EOQ) 是指企業針對每筆訂單,為維持最低庫存總成本而應加入庫存的單位數。這種方法會持續監控庫存,只要庫存量達到既定的補貨點,就會訂購固定的量。該方法能夠適時補充適度的量,將庫存過剩及短缺的機率降到最低。

存貨週轉天數 (DSI)

存貨週轉天數 (Days Sales of Inventory, DSI) 是指企業售出存貨 (含在製品) 所需的平均天數。有些企業的產品週轉速度快,有些企業的庫存期較長,因此,DSI 值差異相當大,只適合用於與相同產業的企業比較。例如,建築材料廠商與 Target 等零售商的 DSI 計算值,代表意義會截然不同。

廠商管理庫存 (VMI)

廠商管理庫存 (Vendor Managed Inventory, VMI) 將一部分的庫存管理壓力從零售商和其他企業轉移給其供應商。例如,倘若零售商和產品分銷商共用庫存資料,分銷商就能承擔按照議定庫存量補充門市存貨的責任。

不論何種庫存管理方法,採用智慧技術且功能強大的庫存管理軟體都能將資料處理得盡善盡美,順利沖銷庫存的隱性成本。

隱性成本

根據 Coresight Research 和 Celect 於 2018 年 10 月所做的調查,以 2018 年來看,光是美國非雜貨類零售商的減價成本就約達 3000 億美元,相當於其銷售額的 12%。許多企業知道庫存隱性成本是個負擔,但仍然在因應需求備妥庫存與降低庫存過剩所致的成本之間艱難權衡。那麼,有哪些隱性成本?哪些成本可以盡量降低?

  • 過度購買
  • 存貨過剩
  • 存貨滯銷
  • 損壞
  • 貯貨
  • 處理
  • 人為報告疏失
  • 資料老舊
  • 難以取得資料
  • 現金流減少

以上這些全都是致使成長速度變慢受阻的因素。幸好,軟體應用程式過去幾年來的發展日新月異。只要善加運用,這類軟體應用程式就能成為隱性成本的剋星。

 

主導掌控

若與將庫存控制流程處理得駕輕就熟的企業交談,您會發現話題離不開資訊透明、資料完整性以及自動作業這幾點。現今的庫存管理軟體有助於避免憑空臆測庫存控制,還能自動處理作業流程,因此,企業不但能夠專心致力於成長發展,還能掌握競爭優勢。

 

分銷

American Packaging 有百分之六十的銷售業績來自訂製,這給公司帶來了獨特的挑戰。該公司行銷部副總裁 Howard Edelman 表示:「深入分析銷售資料對我們極其重要。假設現在有客戶來電表示:『我幾個月前向你們訂了這個箱子,但我不記得箱子尺寸了。』我們很快就能查看對方的銷售記錄,並且馬上提供對方需要的資訊。」

以前可未必這麼容易。他們的舊系統無法提供答覆客戶提出的疑問和控制其庫存所需的資料。Edelman 解釋道:「以前使用舊系統的時候,庫存控制問題層出不窮。當時,我們的倉儲準確率大概只有 25%,所以,一年平均要盤點三到四次。」

現在,American Packaging 改用 Prophet 21,一年只需盤點現貨庫存一次就夠了。盤點作業大約耗時四小時,準確率可以達到 99%。

零售

A Few Cool Hardware Stores 採用 Epicor 零售軟體加強庫存預估能力。Friedman 表示:「庫存可以帶動銷售,因此,我們的終極目標是降低庫存總成本,同時提高收益,為此,我們與 Epicor 合作追求這一目標。Epicor Eagle Inventory Planner 解決方案幫助我們降低庫存成本,並改善了我們的庫存情形。而且,我們始終依循著 Epicor 和業界最佳實務,所以庫存情形不斷變好。目前為止,我們釋放了 200,000 美元的現金流,也大幅調整了我們的庫存管理流程。除此之外,我們的收益也增長了 5.2%。」

建築材料

2016 年之前,A.L.L.Roofing Materials 始終採用一套老舊系統:A.L.L. Roofing Materials 總經理 Michelle Cassady 表示:「那套系統非常難用...對公司成長一點幫助也沒有,也跟不上競爭對手。」客戶服務速度很慢,加成定價錯誤的頻率又很高,導致 A.L.L. 始終居於劣勢。

後來,A.L.L. 決定投資購入專為善用資料而設計的 Epicor BisTrack 庫存管理軟體,從此扭轉情勢。該公司的團隊成員得以即時掌握資料,幾秒鐘內就能得到解答。他們能夠立即掌握庫存資訊並迅速做出調整。週期盤點、特殊訂單以及補貨訂單,各項作業流程全都得以改善。改用數位文件記錄後,他們再也不需要依賴書面記錄。A.L.L. 採購經理 Nick Posey 表示:「我只要動動手指,所有資料一目了然。」這套軟體幫助他們做到全面改善。Posey 指出:「這套系統讓我們整個團隊更加合作無間。」

製造

A.C.Brothers 過去經常苦於庫存過剩或短缺。總經理 Gaurav Chandra 表示:「庫存管理不當導致無法預測持有成本,有時還要付出極高的成本。有時還會出現訂單交付延遲,導致客戶不滿。」

現在,Epicor ERP 可以幫他們妥善控制。「每個人使用的資料都一樣,這表示,我們能更好地瞭解公司表現,也更有能力充分運用資源。現在,我們的物料規劃也做得更好了。本地採購比過去更精準,因此能夠準時出貨給客戶。我們的客戶和供應商都更滿意,而且,我們也能更快做出攸關成長的決定。」

現代庫存管理系統能減輕各方面的風險,還能改善業務的每個環節。

  • 在引發慘重代價前揪出問題
  • 先進的需求預測技術有助於避免在訂購流程中憑空臆測
  • 盡可能降低存貨過量與存貨不足的機率
  • 改善先進先出 (First-in-First-out, FIFO) 方法
  • 能夠找出符合成本效率的訂購點
  • 可以設定自動訂購的觸發條件
  • 各據點可以共用資料,交易過程更精簡
  • 改善供應商、廠商以及合作夥伴關係
  • 改善批量帳務與多次採購作業
  • 接單出貨率更加精準
  • 客戶滿意度更高

 

2020 年貿易工具

從 2020 年開始,資料完整性與機動性是庫存管理的致勝關鍵。重點在於找到瞭解產業具體挑戰的企業資源規劃供應商,該供應商還要深知如何將智慧技術軟體順利融入企業現階段所採行的計畫。

Jergens Industrial Supply (JIS) 整合 Epicor Prophet 21 軟體後大獲成功,生產力提高了 30%,相當於省下數百萬美元的成本。JIS 是美國 300 家頂尖工業供應製造商中的代表,該公司期望能與最大的競爭對手較勁,並且鎖定人數不斷成長且追求技術輔助客戶體驗的千禧世代客群。JIS 採用新軟體後,將即時制庫存作業的表現提升到全新水平,成為數位時代的創新者。Jergens 總經理 Matt Schron 解釋道:「JIS 已經能夠順利觸及全新的客層。」

倘若企業必須不斷專心處理日常業務,就難以一心一意追求成長發展,但是,智慧型庫存管理軟體讓企業能夠打破停滯不前的循環,努力追求成長之餘還能保持領先。

配備現代工具,幫助您從 2020 年開始推動成長發展。歡迎深入瞭解 Epicor 庫存管理解決方案。

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