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ERP 評估程序的七大考量

選擇新的ERP(企業資源規劃)解決方案是舉足輕重的大事。企業必須考量許多因素,不管從企業的增長潛能看來,或是對負責監督選擇程序的人員來說,都有許多重點事項。選擇程序提供盡職調查證明十分重要。但是,您從何得知盡職調查的內容為何?哪些流程有助確保您從選擇過程中獲取所需?

引入不適當的 ERP 解決方案不僅意味著初始開支付諸流水,公司更可能因為採用該解決方案,而在未來數年間遭遇挫敗且營運能力受限。挫敗的實例可能包括擁有成本增加、服務故障,以及軟體不符合使用目的。

另一方面,選擇適當的解決方案並成功引入,可能代表您的企業為實現以下目標奠定了堅實基礎: 

  • 提升營運效率、
  • 協同合作、
  • 降低複雜性、
  • 整合系統、
  • 改善客戶體驗、
  • 取得關鍵分析見解,從而驅動創新與增長

評估程序考量 

您想必希望盡可能確保企業獲得符合自身多種獨特需求的最佳解決方案。基於此,我們列出以下七個實用的考量項目,以協助您改善您的企業的軟體選擇程序。

1.確定系統需求。根據目前及未來預期的業務狀態來確定您的業務需求是首要之務。如同 Aberdeen Group 的調查報告中所述,製造商現今面臨的主要挑戰是管理增長期望。因此,您必須仔細思考業務發展方向及增長計畫。隨著產業不斷演變及調整,您的解決方案必須能夠有效支持業務目標。 

系統需要支援哪些流程、人力配置資源與技術?組織透過跨部門視角採取協同合作的方法,往往會對此程序有所助益。若將需求及程序記錄下來,不僅可提供正式評估解決方案的方法,也有助於未來訓練場景的塑造。 

2.確保高階管理人員給予支持。獲選的軟體若無法得到高階主管的持續支持,可能會面臨諸多阻礙及質疑。儘管許多解決方案將在組織的較低層級引入,但高階管理人員往往是成功與否的最終評估者。讓高階管理人員參與選擇程序,有助確保持續採用獲選的解決方案。高階主管未必能受益於解決方案的細枝末節,但提供些許突出的重點細節可以帶來長遠的益處。 

3.確立專案藍圖。清晰的藍圖有助於向利害關係人說明預期引入時間、涉及的費用,同時也有助確立有關實現效益與投資報酬率 (ROI) 之時間的實際期望。順暢的銜接意味著可以預測和記錄一些重要因素,例如:銜接中涉及的步驟、將受到已計畫變更影響的具體流程和職能角色。 

4.考量總擁有成本 (TCO)。除了初始開支,還必須考量額外支出,才能全面瞭解具體成本。需要考量的幾個方面包括日後升級、硬體需求、實作成本,以及訓練及諮詢費用(如果您有意運用外部協助的話)。從長遠來看,這些考量可證明您已履行盡職調查,並且對手邊的解決方案已有全面性的認識。 

5.考量同儕推薦。
您透過產業團體或商業人脈認識的同儕,是提供建議和見解的實用資源。對於各項挑戰及學到的教訓,他們通常擁有第一手經驗,可為您省下寶貴的時間。

6.與廠商建立關係。無論是評估階段或是關係逐漸走向成熟的過程,盡早建立良好的關係都大有裨益。通常,優秀的客戶代表可帶來與眾不同的成效,包括提供卓越服務及聚焦於客戶價值。 

7.評估部署靈活性。部署選項是 ERP 廠商選擇的一個關鍵標準,且您最終選擇的系統必須根據組織經營業務的方式加以調整。舉例來說,雲端部署已日漸成熟且需求與日俱增,您可能希望瞭解現在及未來有哪些選項。提供較多選項(例如雲端及內部混合部署)的廠商,可讓組織的業務營運持續增長,並根據組織經營業務的方式不斷加以調整。 

各組織的選擇程序,與組織本身一樣各不相同。雖然沒有任何方法可保證為您的企業選擇最正確的 ERP 軟體,但我們希望透過確立幾項關鍵實務,能夠幫助您成功識別與落實可用的最佳解決方案。 

如需有關針對您的企業選擇適當 ERP 系統的深入資訊,請在此下載免費的 ERP 選擇指南。 
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發表人:Vince Randall,Epicor Software ANZ 區域副總裁

 

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