雲端 ERP 軟件

ERP 的全稱是企業資源規劃 (enterprise resource planning),是指公司用來管理組織內部資料的一種軟件。雲端 ERP 則是指透過雲端提供及管理的 ERP 軟件和工具,乃相對於由企業自行在公司內部寄存系統的做法而言。今時今日,所有組織的經營情況都有所不同,但他們卻面臨同一個難題:要在當今商業環境中有效競爭,他們需要採用一種技術來推動創新、調整規模及迅速發展。他們需要能連繫全球、持續更新的先進軟件工具和系統,以便花更多時間與精力集中實施增長計劃,同時用更少時間與精力處理日常 IT 管理工作。這就是雲端 ERP 發揮作用之處。

隨著技術不斷發展和蛻變,越來越多大大小小的企業開始考慮使用雲端 ERP,數量漸漸增加。雲端 ERP 之所以變得炙手可熱,在很大程度上乃成本、可靠性、速度和存取能力等一系列因素導致的結果。

本文件將深入概述雲端企業資源規劃軟件這一主題。它包含以下方面的資訊:

為了屹立在創新最前線,您需要先明白何謂雲端 ERP,以及其如何幫助您的企業。本文件將指導您如何評估、實施及管理適合您公司及團隊的雲端 ERP 系統。

定義雲端 ERP 概念及術語

與雲端企業資源規劃相關的概念和術語數以百計,但當中有 14 個概念和術語,值得您在決定企業是否投資雲端 ERP 前好好認識:

  • 雲端 ERP:存在於公司外部,由廠商在雲端管理的 ERP 軟件。
  • 公司內部 ERP:安裝在公司硬件及伺服器上的 ERP 軟件,並由公司內的 IT 員工負責管理。
  • SaaS ERP:SaaS 是指軟件即服務 (software as a service)。SaaS ERP 是透過雲端交付及管理的企業資源規劃軟件。當您投資 SaaS ERP 時,您的工具會寄存在雲端,而非您的本地機器中。有了 SaaS ERP,您的廠商會負責持續更新、管理及維護您的技術與工具。
  • 部署策略:部署策略是指您如何實施及管理您企業的 ERP 軟件之選擇。部署策略的例子包括公司內部、託管寄存、SaaS 單租戶或 SaaS 多租戶。
  • 端對端安全防護:端對端安全防護是指當您在雲端管理及存取企業與客戶資料時,您和廠商之間存在的安全及加密連接。
  • 雲端部署:透過雲端部署 ERP 軟件,使用者可以持續更新其管理及發展業務所需的工具並對這些工具進行創新。由於雲端 ERP 乃透過端對端安全防護在網上進行寄存及管理,因此使用者可以隨時隨地存取工具及資料。
  • IoT:IoT 是指物聯網 (Internet of Things)。IoT 的意思是系統和工具皆透過線上網絡互連起來。IoT 系統讓機器與工具能互相「對話」及一起合作,在人類互動或人力付出最少的情況下,將表現提升至最高。
  • 適合全球使用的 ERP:許多雲端 ERP 解決方案均適合全球使用,因此您可以透過準確的實時數據,連接您的員工、廠商、合作夥伴及客戶。當人人都可以存取您整個價值鏈中安全的最新資料時,您的團隊便能更有效率地進行協作,並且更加自信地制定決策。
  • 流動性解決方案:流動性解決方案是指您的團隊或客戶可透過如智能手機等流動裝置,在任何地方安全存取的工具、系統及資料。
  • 共享基礎架構:共享基礎架構是指為使用者提供在共享網絡環境中存取廠商工具之能力的任何系統。有了雲端 ERP,共享基礎架構的規模可讓公司存取持續更新的企業等級工具,同時成本低得多。
  • 敏捷系統:敏捷系統可讓各團隊因應可持續發展及業務未來增長而制定有效的決策。透過雲端 ERP 軟件套用簡明敏捷的原則,可讓您優化流程及任務,從而提高生產力、節省成本及增加盈利。
  • 基礎架構成本:基礎架構成本是指您花費在公司內部技術上,用於保持系統、資料及工具在最新狀態且確保其流暢運作的金額。
  • 災難復原:災難復原是世界級雲端 ERP 眾多安全益處的其中之一。倘若遭遇重大損毀情況(如火災),涉及一系列由廠商提供及管理之政策、工具及流程的災難復原功能,可幫助復原您的數據和系統。
  • 高可用性:高可用性是設計優良之雲端 ERP 解決方案的另一項優勢。此術語是指系統建立為具有高強適應能力,可長時間不出錯地持續運作,保持您的業務運作如常。

 

現在,相信您已經更了解部分常見的雲端 ERP 相關術語,您已經準備好進一步探索實施雲端 ERP 解決方案是否是您企業下一步的正確選擇。

雲端 ERP 與公司內部 ERP

要全面理解雲端 ERP 的價值與好處,您必須明確知道它與公司內部部署 ERP 解決方案的區別。本部分將簡明概述這兩種截然不同的部署選項。

何謂公司內部 ERP 軟件?

一如前面術語部分所述,公司內部 ERP 是在您的硬件及伺服器上本地安裝,並由 IT 員工負責管理的企業資源規劃軟件與工具系統。換言之,公司內部 ERP 系統將維護負擔直截了當地施加在您公司身上。如使用公司內部 ERP 系統,您只會購買一次核心軟件平台,但在維護及更新軟硬件、聘請安裝專家、處理疑難排解事宜,以及保持支援基礎架構為最新狀態等方面,您都需要付出額外的成本。一般而言,升級公司內部 ERP 軟件的額外成本、競爭優先順序及時間限制,都會對您隨軟件發展的能力帶來束縛。倘若不定期更新,企業會在功能、安全性及可用性提升方面落後於人。

若選用的是公司內部 ERP,您需要購買或外購企業級別伺服器、操作系統及數據庫,以及支援這些伺服器的防毒軟件和備份工具,而對許多組織來說,這些都是不切實際的。公司內部部署需要 IT 員工持續提供支援,他們必須確保您的系統保持在最新狀態,而非集中精力實施更高價值的策略計劃,助您推動業務增長。在外存取公司內部 ERP 系統的能力,也視乎實施時作出的技術決策而定。

在公司內部部署 ERP 解決方案,過程可能相當緩慢,通常需要就硬件選擇尋求批准,取得更多公司內部持份者的同意,並耗費 IT 團隊寶貴的時間。

何謂雲端 ERP 軟件?

雲端 ERP 是指由廠商在雲端寄存及管理的企業資源規劃軟件及工具系統。透過雲端部署,您可以專注於業務運作,而不用費神 IT 管理事宜。雲端 SaaS 系統的管理及維護重責由廠商承擔,不會對您的企業造成壓力。雲端 ERP 可提供持續流暢的軟件更新,費用已包含在您的單次經常性收費中。部署雲端 ERP 亦只需 IT 員工的少量參與,甚至可以完全不參與,這樣您的團隊就能將更多時間用於支援策略增長計劃的事務上,從而進一步發揮對企業的價值。

在雲端,您的 ERP 系統會幫您將重點轉移至業務成果,而非技術上。自動更新功能有助您緊貼瞬息萬變的技術革新。許多時候,企業領袖都將這種保持在最新狀態的能力,視為從公司內部 ERP 解決方案轉用雲端 ERP 解決方案後最意想不到的豐碩成果。透過迅速存取更具創新性之商業軟件的能力,您可以建立隨市場增長及發展的競爭優勢。

安全防護永遠是第一要務。當您投資 Epicor 的雲端 ERP 部署時,您亦可受惠於世界一流的安全防護基礎架構、最佳實踐備份及災難還原,以及保證獲得的 99.5% 正常運作時間。

現在,您已了解公司內部 ERP 與雲端 ERP 的主要區別,不妨再深入探究一下雲端 ERP 的一些重要優勢吧。

雲端 ERP 的優勢

今時今日,有更多企業選擇在雲端部署 ERP,數字乃史無前例之多。原因何在?以下是 10 大主要的雲端 ERP 優勢,有助解答此問題:

快速更新與升級:Epicor 的雲端 ERP 為您的 ERP 軟件及工具提供即時及持續的更新與升級,因此您永遠無需擔心自己是否在使用滿足業務需求的最新技術。您亦可免去用於自行更新或請人負責更新系統的時間,這一點與公司內部 ERP 系統大相徑庭。

前期成本及運作成本更低:雲端 ERP 的其中一個最大優勢,在於它比起傳統的公司內部 ERP 系統便宜得多。倘若在公司內部部署 ERP,您可能以許可形式一次性為軟件付款,但卻需要承擔如購買伺服器及持續維護、數據庫創建與管理、初始實施、IT 人員配備、電力成本、安全防護及備份等其他高昂的開銷。而有了雲端 ERP,您的前期成本更低,總體持續運作成本更是低得多,皆因廠商會為您代勞更新、維護及安全防護事宜。

快速實施:雲端 ERP 比起公司內部 ERP 系統的實施時間短得多,可以更快開始運作。若採用公司內部 ERP,您需要擔心的事情有很多,例如選擇及採購硬件、培訓 IT 員工、有可能要招聘更多人員、實施新的數據安全協議,以及確保團隊中每個人都能可靠地存取所需工具,以助您發展業務。而有了雲端 ERP,部署與實施既快速又輕鬆。在雲端部署 ERP 軟件的做法相當可靠,讓您隨時隨地都能輕鬆存取實時數據,從而有助提高整個團隊的協作能力,讓他們在各自崗位上發揮出色作用。

可調整性:雲端 ERP 的設計初衷,就是助您的公司調整業務規模。雲端 ERP 可讓您的團隊和合作夥伴在全球範圍內存取資料。藉助 Epicor 的雲端 ERP,您亦會受惠於世界一流的安全防護及系統監察功能,讓您迅速發展業務,而無需擔心資料安全與否。

集中發展核心競爭能力:由於雲端 ERP 廠商承擔了與管理複雜 ERP 系統相關的多數重任,您可以花更多時間處理至為重要的事務——亦即發展可持續、可盈利的業務。換言之,您可以集中處理最得心應手的事情。若您無需花時間擔憂軟件升級、中斷時間及安全問題等事情,就可以將寶貴的時間用於會直接影響未來業務發展的領域。

存取性、流動性及可用性更勝一籌:雲端 ERP 在這幾個方面,較之其他類型的 ERP 部署表現更佳。由於您的 ERP 系統是在雲端管理且為全球就緒,因此您的團隊可以隨時隨地透過互聯網連接,使用流動裝置存取所需的工具。他們可以存取實時資料,因此不用等到全部人齊集一間房,或者在同一個地方存取 ERP 系統,便能作出關鍵的業務決策。換言之,它有助您建立更敏捷的團隊。這種對即時存取性及更佳協作能力的重視,有助提高企業內外部的生產力。

提高系統可用性及災難復原能力:對於當今所有運用互聯網經營業務的團隊來說,數據安全都是一項現實的考慮因素。若您投資雲端 ERP,等於將責任施加在廠商身上,他們負責確保您的系統受到妥善保護,免遭潛在攻擊或安全漏洞的威脅。Epicor 在世界級基礎架構與安全防護方面投資不菲,目的是協助您保護系統,讓您專心處理需要注意的其他業務領域。

成本透明度:若您部署雲端 ERP 系統,其成本可以預測得到,而且相當透明。您要麼按月訂購並繳付 SaaS 模式的費用,要麼按照每次使用收費形式付款。除此之外,使用雲端 ERP 並無任何與軟件更新及技術升級相關的意外開銷,因為這些工作均由廠商負責。

銷售自動化:全賴雲端 ERP 部署具備能全球使用、實時流動存取的特性,銷售自動化亦可實現優化。憑藉雲端 ERP,您的合作夥伴、客戶與廠商皆能在任何地方流暢無縫地連接您的系統。Epicor 的雲端 ERP 十分可靠,透過雲端部署 ERP 的客戶,都可以實現 99.5% 或更高的正常運作時間。

安全標準與合規性:如前文所述,像 Epicor 這樣的雲端 ERP 廠商,擁有世界一流的安全支援,可為客戶提供妥善保護。Epicor 擁有全面的端對端安全防護模式。我們在 ERP 環境的每一個層級皆建置了安全防護措施,另外還採用了實體網絡介面卡、使用者密碼,以及全天候系統監察。透過如此全面的方法,我們可以防患於未然,將干擾情況減至最少,從而大大延長您的正常運作時間,保證讓您安枕無憂。

現在您已更加熟悉雲端 ERP 為企業帶來的部分主要優勢了,下面再來具體了解一下不同行業和不同規模企業能獲得的優勢與面臨的挑戰吧。  

各行各業的雲端 ERP 優勢與挑戰

各規模企業的雲端 ERP 優勢與挑戰

視乎您的企業規模而定,您在部署雲端 ERP 後,可能會享有與別的企業不同的優勢,同時也會面臨截然不同的挑戰。以下幾個例子也許能為您的具體情況提供參考:

挑戰:

  • 如果您經營的企業因合規問題無法將客戶資料儲存或寄存在雲端,您可能無法如其他企業般享受雲端 ERP 帶來的全部優勢。
  • 若您經營的是大型企業,且 IT 團隊規模龐大,可能需要多花點時間尋求關鍵利害關係人的同意,然後方可部署雲端 ERP。您亦可能需要培訓一到兩名員工,作為與雲端 ERP 廠商緊密合作的內部代表。
  • 若您經營的大型企業曾用過傳統 ERP 軟件一段時間,那麼您可能需要 ERP 供應商的額外支援,以將系統遷移至雲端。

優勢:

  • 若您所經營的企業與世界各地的合作夥伴和廠商合作,您將受惠於雲端 ERP 帶來的可用性與存取性。
  • 若您所經營的企業已準備好踏入發展與盈利的下一個階段,雲端 ERP 系統便可以幫您支援該等增長目標。雲端 ERP 可讓您輕鬆調整營運規模,從而滿足客戶需求及善用新機遇。
  • 若您所經營的企業規模較小,而且無法負擔大公司所使用的內部硬件和技術,則雲端 ERP 可為您提供大企業級別的工具,同時成本要低得多。雲端 SaaS ERP 系統可以向上或向下調整規模,以滿足您的需要。

當您考慮雲端 ERP 部署是否符合業務所需時,應細想您的獨特情況,以及作為組織可能面對的挑戰與可能獲得的優勢。如果優勢多於挑戰,那麼請考慮在短期內投資雲端 ERP。

CRM 與 ERP 系統整合

雲端 ERP 系統的另一個優勢,在於能輕鬆與其他所需的雲端軟件和工具整合,用於管理及經營業務。

例如,若選用 Epicor 的服務,您可以運用雲端 ERP 軟件,結合雲端客戶關係管理 (CRM) 軟件,來取得關於整個供應鏈的清晰洞見。Epicor CRM 提供所需的資訊與掌控,讓您在每個接觸點皆能呈奉世界級的客戶體驗。Epicor ERP 的進階協作功能,可以將員工、部門及供應鏈合作夥伴連繫起來,讓您全公司都可以提高回應能力。

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雲端 ERP 實施策略規劃

若您想在短期內為企業部署雲端 ERP,請務必謹記下列實施策略的最佳實踐方式:

  • 建立業務個案:考慮為企業部署雲端 ERP 時要採取的第一步,就是建立一個業務個案,讓您所屬組織的關鍵決策者與利害關係人表達同意與支持。撰寫一份報告,重點闡述優勢、節省成本、潛在挑戰、克服這些挑戰的計劃,以及您需要公司其他人做些甚麼。
  • 讓您的團隊和合作夥伴獲得充足資訊:為免您的 IT 員工或其他僱員和合作夥伴反對,請確保每個人都清楚知道具體變動,以及變動時間及原因。應盡量保持流程的透明度。
  • 物色內部代表:為確保您的組織能成功全面實施,請及早物色計劃代表。您的代表應該為信任您、支持投資雲端 ERP 之想法,且對此相當期待的人。您的代表可以幫忙建立應對即將發生之變革的正確文化與態度。
  • 讓團隊為成功做好準備:花時間與精力進行早期規劃、文件記錄及培訓工作,確保團隊中每個人都準備好使用新的雲端 ERP 工具,迎接成功。經常與內部人員交流進度,當有人提出問題而您未能即時解答時,應確保後續有所跟進。
  • 有需要時尋求協助:如果您在實施過程中任何時候需要協助,不妨聘請一名顧問

總結

雲端 ERP 軟件能為發展中企業帶來許多優勢。當您的營運規模持續擴大時,您就需要創新可靠的工具,助您提高效率,改善存取能力,節省成本,並推動業務增長。準備好了解更多嗎?看看 Epicor ERP 如何幫助您的企業。