如何選擇最佳的雲端 ERP 軟件

尋找新的企業資源規劃 (ERP) 解決方案時,您會發現選擇何其眾多。在技術市場上,有許許多多的廠商皆聲稱,他們乃最優秀的雲端 ERP 供應商。鑒於每個系統都各擅勝場,最重要的便是找出適合業務情況的一個。

本文件將帶您深入探討如何選擇適合您組織的雲端 ERP 系統。當中,我們將逐一探究:

評估、選擇及實施新的雲端 ERP 解決方案,是一項有助您的組織發展壯大的長遠策略性決策,因此請耐心閱讀下去,了解如何為您的組織找準未來發展的最佳定位。

術語及詞彙

與雲端 ERP 相關的概念與詞彙成百上千,以下幾個是找出最適合您的業務之最佳雲端 ERP 系統時必須認識的:

  • 公眾雲端—這是指一種為多名客戶服務的部署模式,這些客戶被部署在同一個基礎架構內,因此多名使用者可以共用存取軟件的指定例項。公眾雲端因其靈活性、易用性和以低成本調整規模的能力而大受歡迎。
  • 私有雲端—相反,私有雲端則僅為單一客戶服務;客戶會為自己購買軟件例項,因此只有該等客戶可以存取該軟件例項。私有雲端比起公眾雲端的掌控度更大,但是無法實現規模經濟。
  • 部署選擇—這是指選擇在您公司內部或雲端部署您的 ERP 系統;選擇雲端後,您亦可以選擇私有雲端或公眾雲端模型。
  • 服務級別協議 (SLA)—這是服務供應商與客戶之間達成的承諾協議,一般訂明了對可靠性與支援能力的期望。
  • 軟件即服務 (SaaS)—這是指廠商經由互聯網交付軟件應用程式,換言之您不用在自己公司、自己的電腦上下載軟件,而是透過互聯網存取軟件。
  • 平台即服務 (PaaS)—另一類別的雲端服務,指以服務形式交付運算平台,例如應用程式開發工具等。
  • 基礎架構即服務 (IaaS)—第三類雲端服務,指虛擬基礎架構以服務形式進行交付,當中包括伺服器和網絡設備等。

 

頂尖雲端 ERP 的成功因素

每間企業在判斷何謂成功的雲端 ERP 解決方案時,都有各自的考慮因素。然而,每間企業都有一些不可或缺的評估要素:業務適合性、各項體驗的易用性,以及與企業發展目標的配合度。

符合您的業務需求

許多雲端 ERP 解決方案的一般功能都十分強大,例如財務或人力資源管理等,但在支援某些行業或領域之特定程序和工作流程方面,表現卻遜色得多。適合零售業使用的功能,不一定適合分銷業,反之亦然。正因如此,重要的是要選擇真正了解您的行業情況,且能以有價值的創新技術回應您的需求,從而讓您的企業盡可能提高效率的解決方案和供應商。

如果 ERP 應用程式是因應您所屬行業的情況而專門開發的,那麼它只需極少甚或完全不需要度身訂製,就足以處理您的業務流程。換言之,實施過程更短,更加經濟實惠,要升級的時候也會加倍簡單。

專為您的行業服務的 ERP 供應商,很有可能可以:

  • 將該行業特定的創新技術列為優先要務,從而助您增強競爭能力
  • 提供可以輕鬆整合至其 ERP 軟件的其他解決方案
  • “掌握您的情況,並預測得到您的業務需求

如此一來,ERP 系統就會變得更加適合,可以根據您組織的變化情況而進行調整,加以蛻變。

輕鬆處理一切

單是追求業務增長,已經夠您頭痛的了。您絕對不想 ERP 軟件令煩惱倍添。事實上,ERP 軟件應能幫您邁向成功才對。選擇具備直接簡明、易用易學之使用者介面的 ERP 系統,可以提升員工滿意度及生產力。再加上符合您的業務需求這項特質的話,您便會發現處理一切事務都變得更加得心應手,讓您效率倍增,盈利能力勁升。

選擇合適的雲端 ERP 解決方案能助您簡化業務。您再也不用操心管理安全防護、備份及驗證備份等事宜。您可以信賴您的 ERP 雲端廠商,確信他們會以最新的最佳實踐方式,助您的組織永遠保持在最及時的狀態,包括異地儲存、效能優化及系統維護等方面。頂尖的雲端 ERP 系統不會帶給您 IT 方面的煩惱,而是能助您提升安全度與可靠性,這樣您就有更多時間專注為客戶、員工及其他利害關係人創造價值。

最佳的雲端 ERP 系統亦具備流動功能。這樣員工就能透過流動裝置,更輕鬆地展開協作、推動創新及完成工作。數據不再捆綁至某部指定機器或某個地點——雲端可以讓您輕鬆安全地存取一切重要資料。

許多公司都視 ERP 升級為一次重新評估業務流程的良機。有了全新雲端 ERP 系統的先進功能,您可能會發現對某些流程稍加改進,即可提高其效率與能力。

若選擇頂尖的雲端 ERP 解決方案,您等於是將業務搬至可靠、安全、創新且有效的雲端系統中。如果與頂尖的雲端 ERP 廠商合作,您會發現自己能更專注地處理最重要的事項。

為未來做好準備,支援業務增長

無論您的發展大計已見成效,抑或尚處於規劃階段,您今天作出的決策目的只有一個:讓您的業務在明天、明年及更遠的未來蓬勃發展。有了正確的雲端 ERP 系統,您在開拓新市場、擴展產品線、興建額外設施及發展業務時,就可以做好萬全準備。

參考潛在 ERP 供應商的發展路線圖,了解他們對您所屬行業的前景看法如何,掌握他們如何支援此等變化。他們所關注的是否支援您的願景?是否與行業前景研究調查所分析的一致?他們會否助您迎接物聯網 (IoT)、工業 4.0、全渠道商貿等未來趨勢?

創新可以成為未來持續實現業務增長的關鍵。懂得支援創新的 ERP 合作夥伴才叫有用;深明創新的風險,並能幫您應對這些風險的,則屬無價。

您亦應該找一間以可調整規模架構為基礎的 ERP 供應商,這有助您管理組織的未來發展。選擇可以與您一同成長的雲端 ERP 供應商,等於找到一個支援您發展大計之每一步的技術合作夥伴。

 

比較與評估頂尖雲端 ERP 廠商的途徑

當您了解到何謂成功的雲端 ERP 系統後,您的心水名單可能已經收窄,但仍缺乏清晰的首選。要找出真正最佳的雲端 ERP 廠商,您應該諮詢分析研究,了解同行經驗。您亦需要繼續訂立所屬組織的獨特條件,從而找出最適合您業務需求的最佳雲端 ERP 解決方案。

分析師的「最佳 ERP」名單

諸如 Gartner 和 Mint Jutras 等 ERP 行業分析團隊,可就 ERP 廠商和產品提供客觀可靠的分析。他們深悉行業當前趨勢與未來動向,可提供不偏不倚的寶貴洞見與意見,這些都是您無法從屬意廠商處得到的。他們的名頭在 ERP 業內響噹噹,而他們的資料亦經常在公開發表文章及其他研究中被引用。

其中一個例子就是 Gartner 2018 年度報告《雲端 ERP 魔力象限 - 以產品為核心的中型企業》,在報告中,他們將 Epicor 軟件評價為「遠見卓識者」。這個定位是在全面評估我們的全球 ERP 解決方案:Epicor ERP 後得出的。《雲端 ERP 魔力象限》報告聚焦於透過雲端服務應用程式部署提供的 ERP 系統。它涵蓋了各大地理分區中年收入約為 5000 萬至 10 億美元之間的中型企業。

在另一項近期研究中,Mint Jutras 對商業目標、挑戰與當前狀態幾方面進行了調查,目的是衡量不同商業軟件系統的水平,並評估其表現。調查一共收到近 600 份來自規模及行業等各有不同之企業的回覆。在我們作出 Epicor ERP 專為「輕鬆處理一切」而設的聲明後,Mint Jutras 進一步鑽研資料,探究 Epicor 是否卻能如其所稱那樣,讓客戶處理一切事務變得更加輕鬆簡單。他們發現,儘管許多軟件廠商自稱為「簡單易用」,但鮮少(如有)能與 Epicor 媲美,Epicor 是真正能達成簡單易用、輕鬆升級、便於存取、容易部署及輕鬆學習這些方面的承諾,同時讓公司營商變得越來越容易。

考慮專業分析意見及數據,是一項頗為明智的舉動,但單靠這些資料,尚不足以幫助您為業務作出最佳雲端 ERP 的選擇。舉個例子,假設您要為您的暖通空調 (HVAC) 分銷業務尋找最佳的雲端 ERP 系統。您的業務地點可能只有一兩個,但您目前並無合適的基礎架構,來支援一些通常為大型全國或跨國公司所用、功能較為強大的軟件解決方案。行業研究大多不會將調查重點收窄至您的特定需求之上——他們很有可能是評估所有雲端 ERP 系統,而非只評估符合您業務條件的那些軟件。分析名單在收窄目標範圍一事上頗有用處,但您的搜尋不應止步於此。

同類型公司的參考實例

參考過 ERP 分析師報告後,是時候看看同行業其他公司的看法了。取得同行的客戶參考實例十分重要,因為他們可以告訴您正在使用甚麼軟件,原因又是為何,並根據自身經驗提供最誠實的意見。與業內的使用者對話,有助您深入了解新系統如何處理或提升您現有或屬意的功能。同樣沿用上面例子,您應該尋找其他同類的中小型 HVAC 分銷商,了解他們正在使用甚麼解決方案。了解他們喜歡和不喜歡現有系統的哪些地方,現有系統有哪些地方做得好和不好。

如果您未準備好進行參考實例對話,仍可透過閱讀下列評論和評價,了解業內其他公司的經驗:

Metal-Tech Partners (MTP) 是一間市值數百萬美元的電訊設備生產商及供應商,為國際電訊行業供應訂製生產及製造的零件與相關服務。MTP 以內布拉斯加州日內瓦為總部,致力將最新科技應用到每一個層面。最近,他們開始在雲端部署 Epicor ERP。

“「我們公司規模很小。」MTP IT 及廠房經理 Caleb Wolf 解釋道。“「我們沒有足夠資源來年復一年地持續升級系統。Epicor 是市面上的最佳選擇。它相當先進,卻不會予人拋離之感。安全性、可靠性、功能性及成本是我們的首要考慮。Epicor 符合所有這些準則。我們不用多想。只知道它能勝任就夠。」”

位於賓夕法尼亞州貝塞爾帕克的 Brookside Lumber,最初是因其過程工作流程及現代化架構,對 Epicor BisTrack 軟件產生興趣。不久後,他們開始意識到 Epicor 團隊是一個有價值的商業合作夥伴——而非單單的軟件供應商。由最初實施起,Brookside Lumber 就充分運用 BisTrack Cloud 軟件的優勢,幫助他們的銷售團隊在路上、工作現場及木場顯著提高生產力。

“「我們傾向於留在現場為客戶服務的銷售人員,能透過 BisTrack Cloud 方便且迅速地存取價格、庫存及訂單資料。」Brookside Lumber 公司主席 David Jones 說道。“該軟件對迅速回應客戶查詢而言,確實裨益甚大。”

尋求分析師報告和同行建議,都可以帶來深具價值的觀點,但要選出最佳的雲端 ERP 系統,最終決定還是由您所屬組織的需求和增長目標所主導。

您所屬組織的獨特條件

最佳的雲端 ERP 系統,就是最適合業務的系統。您需要評估業務需求,訂出只適用於您組織或行業的具體條件。

例如:製造商可能需要整合式白板形生產日程安排應用程式,讓生產規劃者在 ERP 內完成工作,而非使用剝離的電子表格來安排。簽有政府及/或國防合約的製造商,必須確保他們符合《國際武器貿易條例》(ITAR) 的規定,因此尋找具有內置合規流程的雲端 ERP 解決方案就非常重要。

零售商需要解決方案提供關於庫存的實時清晰資料,並須設有流動銷售點 (POS) 系統,好讓他們的員工能在店內任何地方協助顧客完成交易。同樣重要的還包括選擇可提供電子商貿網絡店面的零售管理軟件,這樣零售商就可以滿足偏好網上購物的顧客所需。

分銷商需要尋找具備前台功能的軟件系統,以便自動輸入客戶訂單資料,從而消除手動錄入流程及鍵盤輸入的錯誤。倘若所實施的系統能在流動裝置上為司機提供一切所需資料,準確及時地交付產品就變得更加簡單。

木材及建築物料 (LBM) 經銷商或分銷商應尋找可在整個 LBM 供應鏈中推動物流、庫存管理及最佳銷售實踐的解決方案。專門用於木製品和建築物料行業的 ERP 系統,應可為商業領袖提供支援增長及制定決策所需的資料可視度。

這些例子只不過是冰山一角,但是重點無出其右——尋找適合您和您的營商方式之雲端 ERP 系統。切勿為需要另行其道,方可達至您所需功能的方案而妥協。要尋找能輕鬆滿足您業務需求的方案。

 

作出決定前要向雲端 ERP 廠商提出的問題

您知道何謂成功的雲端 ERP 解決方案,也深明如何比較及評估不同選項。現在,是時候聯絡潛在廠商了。

要判斷哪個是對您業務而言最佳的雲端 ERP 供應商,您就必須向 ERP 廠商提出一些重要的問題。確保您了解他們的答案將對您的業務產生怎樣的影響。

  • 貴公司對我們這一行的前景有何展望?
  • 我為何要選擇與貴公司合作,作為我們的 ERP 雲端廠商?
  • 貴公司如何支援全球化公司?
  • 貴公司的安全防護模型是怎樣的,如何保護我們的系統?
  • 貴公司如何在我們客戶體驗的每一方面建立信任與信心?
  • 貴公司的雲端 ERP 方案曾以哪些方式證明其價值?
  • 若選用貴公司的雲端 ERP 方案,我們可預期獲得哪些好處?我們該如何衡量成功與否?

屬意廠商對上述問題的答案,可能是您為業務選出最佳雲端 ERP 解決方案時的決定性要素。

 

總結

選出最佳的雲端 ERP 軟件看似難於登天,實則不然。如要成功,解決方案必須具備以下條件:

  • 適合您的行業
  • 符合輕鬆處理一切之道
  • 有助您的業務增長

參考過這些意見後,相信您已準備好開始尋找最佳的雲端 ERP 軟件解決方案了。

如需更多資訊,敬請瀏覽 epicor.com/cloud。