HMS har en kundbas på över 1 000 företag, däribland hittar vi välkända företag som ABB, Atlas Copco, Motoman, Rockwell Automation, Schneider Electric, Siemens och Yaskawa.
2008 fick HMS ta emot priset som Sveriges bästa exportföretag och är ett bolag som vuxit snabbt och som verkar inom en föränderlig bransch. Då HMS är börsnoterat och har verksamhet i en rad olika länder står de ständigt inför nya krav och regler både vad gäller den finansiella sidan, men även själva tillverkningen.
Villkoren ändras snabbt
"Med de ständigt nya finansiella bestämmelser och EU-direktiv som kommer, ställer det en hel del krav på vår verksamhet och våra system, säger Anders Törhagen, IT-chef för HMS. "Vi har å ena sidan krav som kommer med en börsnotering, å andra sidan har vi de direktiv och bestämmelser som kommer med en högkvalitativ tillverkning. På grund av den tekniska innovation som finns inom vår bransch står vi även där inför regelbundna förändringar."
För att stödja det växande företagets behov valde HMS redan 1998 att installera Epicor iScala, dels på grund av dess starka funktioner inom tillverkning och lagerhantering, men även det stöd som finns för en global verksamhet. Anders förklarar: "Epicor iScala fanns tillgängligt över hela världen och vi kunde ha programmet på olika språk, vilket var viktigt för oss då vi fortsatte att bredda vår verksamhet och skulle in på nya marknader."
Eliminera manuella processer
Under 2004 insåg ekonomichefen vid tidpunkten att HMS spenderade mycket tid på manuella processer. "Vi supporterar våra sälj- och supportkontor runt om i världen, med bland annat orderflödet, säger Anders. "Tidigare var hela orderingången en manuell process. En medarbetare i vårt säljbolag, vanligen i USA och Tyskland, hade till uppgift att manuellt gå in på varje kundorder, skriva ut ordern och sedan faxa det till oss här på huvudkontoret. Vi fick sedan mata in ordern här, skapa en orderbekräftelse och faxa den tillbaka till säljbolaget. Allt gjordes för manuellt och personalen var överbelastade."
Vid det läget övervägde HMS att antingen rekrytera ännu en person alternativt finna en teknisk lösning på problemet. Efter råd från Epicor-konsult stod det klart att Service Connect var den enklaste lösningen.
Epicor Service Connect är en av de mest kraftfulla lösningarna som finns tillgängliga på marknaden. Det är en integrationsmotor som integrerar processer, affärsenheter och verksamhet. Epicor Service Connect hjälper kunder inom tre nyckelområden: intern integration, extern sammanlänkning samt att automatisera processer och arbetsflöden.
Anders tillägger, "Det vi ville var att integrera och automatisera våra processer. Dessa processer är inte nödvändigtvis komplicerade, de var bara tvunget att bli smidigare. När vi sedan hade Service Connect på plats allt fungerade det riktigt bra. "
HMS har nu automatiserat hela orderflödet från den inledande beställningen hos säljbolaget, till orderbekräftelse och tillsist leverans direkt till slutkund. Även följesedel genereras automatiskt och placeras i paketet innan beställningen skickas. En XML-fil uppdaterar automatiskt orderstatus i säljbolaget så att en faktura kan genereras och skickas ut till kunden.
Andra områden för Service Connect
"Vi använder även Service Connect för saker som artikelnummer, vilket gör att vi kan använda samma numrering i alla företag. Detta innebär att när vi lägger upp nya prislistor eller information om nya produkter, uppdateras den automatiskt i alla företag", säger Anders.
Service Connect används även i produktionsprocesserna och då integrerat med Epicor iScala så att alla processer sker sömlöst. Exempelvis stödjer Service Connect vår interna planering, vilket gör att hela processen för att välja material och överföra dem i produktion kan ses på rätt punkt i affärssystemet. Service Connect hjälper också HMS med rapporterna mellan verksamhet och produktion.
Mindre fel, samt tids- och kostnadsbesparingar
"De största fördelarna som vi har sett med Service Connect är minskade fel i orderhanteringen, tidsbesparingar och interna kostnadsbesparingar", säger Anders. "Eftersom vi inte längre behöver förlita sig på manuell inmatning av data på olika ställen i orderflödet är allt korrekt från början. Vi har sett en drastisk minskning av antalet fel som uppstår. Hela orderflödet går också mycket snabbare och smidigare för våra vanliga beställningar. Vi har också kunnat göra andra besparingar, exempelvis behövde vi i USA inte rekrytera extra personal för att kunna hantera allt det manuella arbetet vid orderläggning. Det befintliga teamet kan nu enkelt hantera alla beställningar utan problem."
Lätt och användbart
HMS har planer för att använda Service Connect till att automatisera även andra processer i framtiden. "Vi skulle verkligen vilja använda Service Connect mer än vi gör nu eftersom det är en sådan enkel och användbar produkt, förklarar Anders. "Till exempel planerar vi att skicka beställningar till våra leverantörer, och även fakturera större kunder elektroniskt. Vi planerar också att använda Service Connect i större utsträckning inom produktionen för att få den ökad funktionalitet vi behöver. "
Att kunna automatisera flera processer hjälper HMS att effektivisera sina arbetsflöden och göra sin verksamhet mer flexibel och smidig. Anders tillägger, "Vi kan se flera andra möjligheter i hur Service Connect kan användas i framtiden. Till exempel för att integrera vår planerade webbshop med affärssystemet, och därmed ha en portal för kunder och distributörer där de kan se sina beställningar och kontrollera leveransstatus mm. "
Snabbt och enkelt att komma in på nya marknader
Efter att ha använt Epicor iScala i över tio år HMS är nöjd med dess prestanda och funktionalitet. Företaget har 130 användare och har upprättat sina anläggningar via Citrix så att systemet är fysiskt installerat i Sverige, med de andra företagen får tillgång till affärssystemet genom en klient.
"Det här upplägget fungerar mycket bra för oss, säger Anders. "Det betyder att när vi utökar vår verksamhet till en ny marknad kan vi omedelbart få igång det nya företaget. Allt vi gör skapar ett nytt företag på installationen här på huvudkontoret och sedan ansluta dem via Citrix och Service Connect. De kan därmed börja driva verksamheten från dag ett med fullt affärssystemsstöd. "
Japanska i Japan
En annan fördel med Epicor iScala systemet, förutom den breda funktionalitet, är flerspråkstödet. Anders förklarar: "Vi har allt vi behöver i en enda miljö, vilket gör det enklare och smidigare att köra alla processer. Det breda språkstödet är en klar fördel för oss eftersom vi kan köra olika språk för olika företag, även om språket är helt annorlunda, som exempelvis japanska. På vårt japanska kontor vill medarbetarna kunna gå in kundernas namn och kontaktuppgifter på japanska och med Epicor iScala det är lätt att göra."
Anders avslutar: "Genom att automatisera våra processer har vi idag en säkrare datamiljö. Vi vet att allt är rätt från början. Vi behöver inte längre regelbundet göra om beställningar, vilket självfallet är en stor tidsbesparing för oss i längden. Att spara tid innebär att vi kan fokusera på det som ger mervärde för vår verksamhet, vilket direkt bidrar till vår tillväxt."