Vad är ERP?

Med en välfungerande ERP-programvara kan företagsledare automatisera och effektivisera tidskrävande backoffice-arbete, hjälpa medarbetare att bli mer produktiva och få ut mer av sina roller samt få inblick i verksamheten i realtid. Här får du en djupgående genomgång av vad Enterprise Resource Planning innebär. Information om följande ingår:


För att lyckas på dagens allt mer konkurrensutsatta och komplexa marknad måste du inrätta system som hjälper dig att automatisera, förenkla och utvidga. Den här resursen hjälper dig att komma igång med att välja, implementera och hantera ett ERP-system i din verksamhet.

Utveckling av ERP & Aktuella trender

Termen ”ERP” eller ”Enterprise Resource Planning” myntades ursprungligen av industrianalysföretaget Gartner Group på 90-talet. Den utvecklades från ”MRP”, en annan term som redan var väletablerad i affärsvärlden på den tiden. MRP står både för ”Material Requirements Planning” (MRP) och ”Manufacturing Resource Planning” (MRPII). Dessa system utformades på 60-talet då tillverkningsföretag letade efter sätt att förbättra linjechefers effektivitet och beslutsfattande.

På 90-talet satsade Gartner Group och andra företag på att tillämpa MRP-system på andra verksamhetstyper, och ville utvidga systemens processer och kapaciteter till andra verksamhetsområden. Då föddes ERP som vi känner till det i dag. I början gick ERP-systemen ut på att organisera data och förenkla processer inom backoffice-arbete, såsom inventering, fullgörande, inköp, HR, bokföring, tillverkning, planering, schemaläggning och liknande områden.

När internet kom och började användas allt mer utvidgades ERP till att inkludera fler verksamhetsområden, såsom kundrelationer, leverantörsrelationer- och kedjor, personalhantering, underrättelse och e-handel.

I dag ingår ERP i alla områden och funktioner i en organisation, och huvudsyftet är att hjälpa ledare och chefer att få mer insikt i alla rörliga delar i verksamheten, hitta möjligheter och ta mer välinformerade beslut som påverkar företagets framtida framgångar.

Trots att det kan låta som att ERP är till för stora bolag så används systemet av företag av alla storlekar. Det finns två huvudsakliga typer av ERP-system som används i dag: molnbaserat och platsbaserat. Skillnaderna mellan dessa förklaras senare.

”Rapporterna från Compass-programvaran sticker definitivt ut på ett bra sätt. Till exempel har rapporterna om låg marginalförsäljning och kostnadsförändringar hjälpt oss att ligga i framkant när det gäller prissättning”, menar Braaten. ”Vi har ökat våra marginaler genom att justera produkter med felaktig prissättning. Marginalen på försäljningen av mjuka varor ökade med 6 % genom hela företaget”.

”Dessutom såg vi en ökning på 80 000 $ enbart i marginalen tack vare implementeringen av Epicors lösningar – allt detta tack vare att vi nu har tillförlitlig information om vad vi behöver justera inom verksamheten”, säger Braaten.

Grundläggande ERP-koncept & Ordlista

Det finns hundratals koncept och termer som har att göra med resursplanering i företag, men det finns 10 stycken som är bra att få koll på redan nu, innan du bestämmer dig för att implementera en ERP-lösning i din verksamhet:

  • Enterprise Resource Planning (ERP): Verktyg för affärsprocesshantering som kan användas för att hantera information inom organisationer.
  • Platsbaserad ERP: ERP-programvara som installeras lokalt på dina servrar och hanteras av din IT-personal.
  • Molnbaserad ERP: ERP-programvara som finns och hanteras av din leverantör utanför din anläggning.
  • Hantering av distributionskedjor: Flödet av varor och tjänster från ursprungspunkten till konsumtionspunkten.
  • Tredjepartsleverantörer: Företag eller partner som kan integreras i ditt ERP-system.
  • Kapacitetsplanering: En metod som används för att fastställa ett företags produktionskapacitet.
  • Mobila lösningar: Möjligheten att få tillgång till dina data genom ERP från var som helst med hjälp av mobila enheter.
  • Alternativ för upprättande av ERP: Typer av ERP-system du kan implementera i din organisation.
  • Företagsarkitektur: Strukturen i en organisation, alla rörliga delar.
  • Hantering av kundrelationer: De verktyg som företag använder för att hantera kundinteraktioner.


Vad är ett ERP-system?

Ett ERP-system består av program och verktyg som underlättar och effektiviserar kommunikationen mellan alla delar av din verksamhet. ERP integrerar alla delar av ett företag i ett omfattande informationssystem. Till exempel har de som arbetar med planering och schemaläggning tillgång till samma data som personalen på ekonomiavdelningen för respektive avdelnings behov. Alla data finns tillgängliga i realtid, vilket gör att medarbetare kan fatta snabbare och mer välinformerade beslut. Med ERP-system delar alla viktiga företagsfunktioner – bedömning, produktion, ekonomi, HR, marknadsföring, försäljning, inköp – en central källa med information som alltid är aktuell. Resursplaneringssystem för företag underlättar insamling, lagring och användning av organisationens data. Rätt ERP-system hjälper dig att samla och lagra data på en central plats från områden som:

  • Ekonomi & Bokföring
  • HR
  • Hantering av kundrelationer
  • Produktionsledning
  • Affärsunderrättelse
  • Lagerhantering
  • Inventering
  • Hantering av distributionskedjor
  • Försäljningspunkter
  • E-handel


Huvudsakliga fördelar med ERP-system

Varför väljer fler och fler företag av olika storlekar att använda ERP-system i dag? Några viktiga fördelar med ERP-system och anledningar till att företag använder dem:

  • Ekonomi & Bokföring
  • Ger företagsledare inblick i verksamheten i realtid.
  • Ger företagsledare och arbetsteam direkt tillgång till deras globala distributionskedjor.
  • Ger företagsledare möjlighet att identifiera utmaningar, möjligheter och ta snabbare beslut som påverkar olika delar av verksamheten.
  • Underlättar automatisering och förenkling av tidskrävande arbete och redundanta processer.
  • Ger personalen de verktyg och data de behöver för att lyckas.
  • Ger organisationer en central och tillförlitlig källa.
  • Kan ofta nås från var som helst (utanför arbetsplatsen och från mobila enheter).
  • Främjar produktiviteten i ditt team.
  • Underlättar för arbetsteam att samarbeta med varandra och med tredjepartsleverantörer.
  • Erbjuder kraftfulla verktyg för rapportering och prognostisering som gör att du kan fatta välinformerade beslut om företagets framtid.
  • Håller dina data säkra och hjälper dig se till att ditt företag fortsätter fungera i enlighet med globala lagar och regler.


Hur du avgör när/om din verksamhet behöver ERP

Alla företag är unika och står inför olika utmaningar vid olika tidpunkter, så frågan är – hur bestämmer du om och när en investering i ett resursplaneringssystem är rätt för ditt företag?

Om du kan känner igen dig i de flesta punkterna på den här listan är det sannolikt dags att börja leta efter ERP-leverantörer och arbeta på att ta fram de resurser som behövs för implementering:

  • Din personal lägger för mycket tid på uppgifter som skulle kunna automatiseras och förenklas.
  • Du har ingen bra tillgång till de data du behöver för att fatta välinformerade beslut om ditt företag.
  • Du arbetar med leverantörer och tredjeparter i hela världen.
  • Du använder många olika programvaror och processer i din verksamhet men de är inte sammankopplade.
  • Du vet inte hur inventarienivåerna ligger till på daglig basis.
  • Du lägger själv mycket tid på informationssökning om hur man kan öka produktivitet och effektivitet, och integrerar nya verktyg för skalbarhet. Dina arbetslag har svårigheter med att samarbeta och dela information med varandra.
  • Du har inte tillgång till viktig affärsinformation om du inte befinner dig på arbetsplatsen.
  • Du har svårt att hänga med i förändringar i myndighetskrav.
  • Du identifierar och hanterar problem först då det är för sent, dvs. du kan inte vara så proaktiv du skulle vilja när det kommer till att identifiera problem som måste lösas för att din verksamhet ska flyta smidigt.

Om du kan känna igen dig i 60–70 % av ovanstående påståenden är det dags att börja leta efter leverantörer.

Använd den ovanstående checklistan för att berättiga investeringen i ett ERP-system. Gör en lista över specifika utmaningar ditt företag har, och för en dialog med beslutsfattare om hur du tror att en ERP-lösning kan vara till hjälp.

Alternativ för upprättande av ERP:

Det finns huvudsakligen två typer av ERP-lösningar som används av företag i dag: Molnbaserade och platsbaserade.

Platsbaserad ERP installeras lokalt på dina servrar och hanteras av din it-personal. Företag som väljer en platsbaserad lösning vill ha större kontroll över dess implementering.

Molnbaserad ERP fungerar på samma sätt som ett traditionellt ERP-system. Den enda skillnaden är upprättandet. Molnbaserad ERP sköts av din ERP-leverantör i stället för av dig på plats med hjälp av dina egna servrar. För att komma åt ERP-systemet loggar du in på en webbplats i molnet.

Molnbaserade ERP-lösningar har hög säkerhetsnivå som skyddar företagets data, kostar mindre och är mer användarvänliga och flexibla. Du får även tillgång till och inblick i din verksamhet i realtid via din mobiltelefon eller andra mobila enheter – oavsett var i världen du befinner dig.

Epicor tillhandahåller ERP i molnet, på plats och som en mobil lösning – det som fungerar bäst för just din verksamhet.

Läs mer om fördelarna med molnbaserad ERP och 10 anledningar till varför företagsledare väljer molnbaserad ERP från Epicor.

Funderar du på vilket alternativ är bäst för ditt företag? Kontakta en av våra experter i dag.

Hur du väljer den rätta lösningen

Oavsett om du är ute efter din första ERP-lösning eller vill uppgradera ett befintligt system är utvärdering, urval och implementering långsiktiga och strategiska beslut som påverkar din verksamhet.

Här kommer åtta enkla steg som hjälper dig att hitta ett lämpligt ERP-system:

  • Steg 1: Gör en utvärdering – Samla dina företagsledare och påbörja en diskussion om ERP. Se till att alla har full insyn i hur du utvärderar leverantörer.
  • Steg 2: Gör en bedömning – Ta en granskande titt på din verksamhet och drift för att fastställa vad som fungerar bra, vilka utmaningar som finns och vad du tror behöver utvidgas eller förbättras.
  • Steg 3: Upprätta kriterier – Ta fram ett antal standardkriterier för utvärdering av leverantörer. Kriterierna kan omfatta programvarans egenskaper, kostnad, plattform och annat som du tror att din personal tycker är viktigt.
  • Steg 4: Boka konsultationer – Boka telefonsamtal, möten eller onlinedemonstrationer med försäljare och produktexperter från de leverantörer du överväger. Skriv ner dina intryck av företagen och notera skillnaderna mellan deras erbjudanden.
  • Steg 5: Gör en kortlista – Välj ut två till tre kandidater som du vill följa upp med.
  • Steg 6: Ta kontakt – Kontakta leverantörerna från din kortlista och boka uppföljningsmöten för att få reda på mer om hur deras produkter kan hjälpa dig.
  • Steg 7: Förbered frågor om just dina behov – Förbered specifika frågor som du vill att leverantörerna ska ta hänsyn till under uppföljningsmötena.
  • Steg 8: Kontrollera referenser – Ta kontakt med andra företag som använder ERP-system från de leverantörer du överväger. Ta reda på fördelar och nackdelar, eventuella överraskningar, om de skulle rekommendera leverantören osv. Se till att få så mycket information som möjligt inför ditt slutgiltiga beslut. När du har valt en ERP-leverantör för ditt företags behov ska du göra en planering för hela projektet från början till slut. Arbeta med din ERP-leverantör för att fastställa kritiska milstolpar och kartlägg din väg till framgång.


Hur Epicor kan hjälpa din verksamhet

Epicor främjar tillväxt. Vi förser er med flexibla, industrispecifika ERP-programvaror som är utformade för dina behov gällande tillverkning, distribution, återförsäljning och serviceindustrins kunder. Vi har mer än 45 års erfarenhet med våra kunders unika verksamhetsprocesser och operativa krav, samlat i en lösning ― i molnet eller på plats. Med en djup förståelse för din bransch ökar Epicors lösningar tillväxten samtidigt som den hanterar komplexiteten. Resultatet är kraftfulla lösningar som frigör dina resurser så att din verksamhet kan växa.

Klicka på länkarna nedan för att läsa mer om våra lösningar:


Implementera ett ERP-system i din organisation

När du äntligen är redo att implementera ett ERP-system i din organisation, följ dessa tips och praktiska råd för att säkerställa din väg till framgång:

  • Få förståelse för dina processer och huvudsakliga behov. Få en djupgående förståelse för alla områden, processer och verktyg som din verksamhet består av. Dokumentera det som fungerar bra och mindre bra, vilka frågor du har och andra observationer du gör och vill notera inför förberedelserna av implementering av ett nytt system.
  • Bygg upp affärsargument för ERP med positiv avkastning på investering. Gör en lista över fördelar med att implementera ERP. Dela listan med personal, beslutsfattare och viktiga intressenter. Fokusera på det som fungerar bra i verksamheten nu, och på vilket sätt du tror att ERP kommer att hjälpa. Fastställ viktiga nyckeltal som du kan jämföra med när det nya systemet har implementerats i hela organisationen.
  • Säkerställ att det finns lämpliga resurser och projektledning. Delegera uppdraget att leda implementeringsprocessen från början till slut till en teammedlem. Se till att personen har de resurser som krävs för att lyckas.
  • Se till att få bekräftelse och engagemang både från företagsledningen och organisationen i stort. Se till att få stöd och engagemang från organisationen på alla nivåer. Se till att alla är införstådda med vad du ska göra, varför och hur det kommer att påverka dem och deras arbete.
  • Respektera värdet av tidig planering. Minska den tid det tar att implementera ett ERP-system i din organisation fullt ut genom att ha en god planering. Fundera på vilka resurser du behöver för varje steg i processen så att upprättandefasen ska gå så smidigt och effektivt som möjligt.
  • Ta tag i datamigrering tidigt i implementeringsprocessen. Fastställ hur mycket historiska data du vill föra över till ditt system och planera för att påbörja migreringsprocessen så tidigt som möjligt. Att vänta med det till slutet kan leda till stora problem i driften av din verksamhet. Investera i utbildning och förändringshantering. Ge medarbetare och teammedlemmar tillräckligt med tid att förstå varför du vill implementera ett nytt system och hur det kommer att påverka deras roller. Se till att alla är med på tåget och uppmuntra folk att ta kontakt om de behöver hjälp.
  • Var övertygad om varför du väljer ERP. Kom ihåg varför du valde att implementera ett nytt system från första början. Fastställ krav, etablera statistiska verktyg och bygg upp en affärsplan som tydligt definierar vilka fördelar företaget förväntas få från systemet.
  • Be om extern hjälp om du behöver det. Om du tror att du kommer behöva extra hjälp under någon del av processen kan du kontakta en konsult och dra nytta av dennes kunskap och kompetens.

Om du följer dessa rekommendationer och tips kommer hela processen att gå mycket smidigare. De kommer också att hjälpa dig att få det ”buy-in” du behöver från medarbetare för att nå dina mål och uppfylla de viktiga nyckeltal du strävar efter när systemet väl är på plats.

Ladda ner det här dokumentet för mer information om hur man implementerar ERP på bästa sätt.

Mäta ERP-systemets kapacitet och avkastning

Att mäta ERP-systemets kapacitet är viktigt för att kunna bedöma den investering du gjort och fortsätter göra. Sätt specifika mål och viktiga nyckeltal att sträva efter när systemet väl är på plats. Hur du kan mäta systemets kapacitet beror på din verksamhet, men här kommer några generella frågor du kan fundera på när du ska sätta upp viktiga nyckeltal:

  • Kommer systemet att göra mina anställda mer produktiva? Hur mycket?
  • Kommer systemet att göra mina anställda och mig mer nöjda med jobbet?
  • Hur kommer det nya systemet att påverka kundnöjdhet? Kan jag förutse mätbar påverkan och sätta ett specifikt mål?
  • Kommer systemet möjliggöra för oss att öka försäljningen, få återkommande kunder, konvertera och bibehålla kunder etc.? Hur mycket?
  • Kommer systemet att ge oss strategiska fördelar jämfört med konkurrenter? På vilket sätt?
  • Kommer systemet att förbättra relationer och processer med globala leverantörer? Hur kan jag spåra detta och vad har jag för mål?
  • Kommer systemet att förbättra distributionskedjor och inventeringsaktiviteter? Vad mäter vi för tillfället och hur kan den statistiken förbättras när systemet väl är på plats?

Fundera på statistiken och de mål som finns i din organisation just nu, ställ prognoser och sätt mål för viktiga nyckeltal för att följa din utveckling och dina framgångar när ditt nya ERP-system är på plats.

Vill du hänga med i ERP-trender och läsa framgångsberättelser? Klicka här för att läsa våra senaste blogginlägg.

Slutligen

För att bygga ett hållbart och skalbart företag i dagens affärsmiljö behöver du verktyg som hjälper dig att förenkla arbetsuppgifter, öka produktiviteten och utnyttja data i realtid. Med det rätta ERP-systemet kan du vara på god väg. Är du redo att göra en investering? Klicka här för att komma igång.

Till toppen