Vad är molnbaserad ERP?

ERP står för Enterprise Resource Planning (resursplanering för företag), vilket är en typ av programvara som används av företag för att hantera information inom organisationen. Molnbaserad ERP innebär att programvaran och verktygen tillhandahålls och hanteras i molnet, till skillnad från att företaget förvaltar dem på servrar i sina lokaler. Alla organisationer är unika, men de delar alla en och samma utmaning - för att kunna vara konkurrenskraftiga på dagens marknad måste de ha ett tekniskt system som hjälper dem att utvidga, skapa nya innovationer och växa snabbt. Företag behöver avancerade system och programvaror med kontinuerliga uppdateringar och global räckvidd för att de ska kunna lägga mer tid och energi på att implementera initiativ för tillväxt och mindre på daglig it-hantering. Det är här molnbaserad ERP kommer in i bilden.

I takt med att tekniken utvecklas överväger allt fler företag av alla storlekar att implementera en molnbaserad ERP-lösning. Trenden har till stor del utvecklats utifrån faktorer som kostnad, tillförlitlighet, hastighet och tillgång.

Här får du en utförlig genomgång av vad molnbaserad resursplanering för företag innebär. Information om följande ingår:

För att hålla dig i framkanten inom innovation behöver du förstå vad ERP i molnet är och vad det kan göra för din verksamhet. Den här resursen hjälper dig att komma igång med att välja, implementera och hantera det rätta ERP-systemet för ditt team och företag.

Definitioner av ERP-koncept och -begrepp

Det finns hundratals koncept och begrepp som har att göra med resursplanering i företag, men det finns 14 stycken som är bra att få koll på redan nu - innan du bestämmer dig för att investera i en ERP-lösning för din verksamhet:

  • Molnbaserad ERP: ERP-programvara som finns och hanteras av din leverantör utanför din anläggning, i molnet.
  • Platsbaserad ERP: ERP-programvara som installeras lokalt på dina servrar och hanteras av din it-personal.
  • SaaS ERP: SaaS står för ”Software as a Service” (programvara som en tjänst). SaaS ERP är en programvara för resursplanering som levereras och hanteras i molnet. När du investerar i en SaaS ERP-lösning förvaltas dina verktyg i molnet, till skillnad från i dina egna system. Med SaaS ERP är det din leverantör som ansvarar för att kontinuerligt uppdatera, hantera och upprätthålla din teknik och dina verktyg.
  • Implementeringsstrategi: Implementeringsstrategi handlar om vilka val du har när det kommer till att implementera och hantera ERP-programvaran inom din organisation. Exempel på implementeringsstrategier kan vara hantering på plats, värdtjänster, SaaS enkeltenans eller SaaS multitenans.
  • Säkerhet ändpunkt till ändpunkt: Säkerhet ändpunkt till ändpunkt syftar till den säkra och krypterade kommunikationen mellan dig och din leverantör när du använder och hanterar affärs- och kundinformation i molnet.
  • Molnbaserad användning: ERP i molnet möjliggör för användarna att få kontinuerliga uppdateringar av och nyheter angående de verktyg de behöver för att förvalta och utöka sin verksamhet. Eftersom ERP i molnet förvaltas och hanteras säkert online från ändpunkt till ändpunkt, får användarna tillgång till verktyg och information oavsett var de befinner sig.
  • IoT: IoT står för ”Internet of Things” (sakernas internet). IoT har att göra med system och verktyg som är sammankopplade genom ett internetnätverk. IoT-system möjliggör för maskiner och verktyg att “kommunicera” med varandra och samarbeta för att optimera prestandan med minimalt behov av mänsklig interaktion och ansträngning.
  • Global ERP: Många molnbaserade ERP-lösningar är redo för global användning så att du kan tillhandahålla korrekta uppgifter i realtid till dina medarbetare, leverantörer, partner och kunder. När alla genom hela värdekedjan har tillgång till säker och aktuell information kan ditt team samarbeta mer effektivt och fatta mer välinformerade beslut.
  • Mobila lösningar: Mobila lösningar syftar till verktyg, system och information som ditt team eller dina kunder kan ha säker åtkomst till via mobila enheter, såsom smarttelefoner, oavsett var de befinner sig.
  • Delad infrastruktur: Delad infrastruktur syftar till system som ger användare tillgång till leverantörens verktyg i en delad nätverksmiljö. Med ERP i molnet gör omfattningen av den delade infrastrukturen det möjligt för företag att ha tillgång till kontinuerligt uppdaterade verktyg av ”enterprise-grade”-kvalitet för en bråkdel av kostnaden.
  • Agila system: Agila system hjälper team att fatta välinformerade beslut om organisationens hållbarhet och framtida tillväxt. Genom att tillämpa Lean-principer och agila metoder med molnbaserad ERP kan du optimera processer och uppgifter för att öka produktiviteten, minska kostnaderna och öka intäkterna.
  • Infrastrukturkostnader: Infrastrukturkostnader syftar till mängden pengar du spenderar på teknik på plats för att upprätthålla och hålla system, information och verktyg uppdaterade.
  • Katastrofåterställning: Katastrofåterställning är en av många säkerhetsfördelar med molnbaserad ERP i världsklass. Vid en omfattande störning eller olycka (t.ex. brand) kan din leverantör använda ett antal policyer, verktyg och processer för att återställa ditt system och dina data.
  • God tillgänglighet: God tillgänglighet är en annan fördel med en välutformad ERP-lösning. Här syftar vi till system som är utformade för att vara motståndskraftiga och kunna vara i drift under lång tid utan avbrott så att din verksamhet kan löpa på som den ska.

Nu när du vet lite mer om de vanligaste begreppen du kan stöta på inom området ERP i molnet är du redo för att ta reda på om implementering av en sådan ERP-lösning är ett steg i rätt riktning för din verksamhet.

Molnbaserad ERP vs. platsbaserad ERP

För att få full förståelse för värdet av och fördelarna med ERP i molnet måste du ha en god uppfattning om vad som skiljer molnkonceptet från en platsbaserad lösning. I det här avsnittet får du en översikt över de två olika alternativen.

Vad är platsbaserad ERP?

Som tidigare nämnts är platsbaserad ERP ett resursplaneringssystem för företag som installeras lokalt på din maskinvara och dina servrar och hanteras av din it-personal. Detta innebär att du blir ansvarig för allt underhåll av det platsbaserade ERP-systemet. Du behöver endast köpa en enda programvaruplattform, men du kommer att dra på dig ytterligare kostnader i form av underhåll och uppdateringar av programvara och maskinvara, inhyrning av installatörer, felsökning och upprätthållande av den bärande infrastrukturen. Tillkommande kostnader och tids- och prioriteringsbegränsningar kommer att begränsa din verksamhets möjligheter att utvecklas tillsammans med programvaran. Utan regelbundna uppdateringar hamnar man på efterkälken när det kommer till funktioner, säkerhet och användarrelaterade förbättringar.

Med platsbaserad ERP måste du köpa eller hyra servrar, operativsystem och databaser som uppfyller ”enterprise-grade”-kapacitet. Därtill tillkommer antivirusprogram och backup-lösningar för servrarna, vilket många företag tycker kan vara svåra att hantera. Implementering på plats kräver löpande support från din it-personal för att säkerställa att dina system är uppdaterade, vilket innebär att it-teamen inte kommer att ha tid att fokusera på strategiska initiativ som kan ge mervärde och tillväxt. Möjligheterna för fjärråtkomst till ett ERP-system på plats kan också variera beroende på vilka tekniska beslut som fattas vid implementering.

Implementering av en ERP-lösning på plats kan också vara en långsam process. Det kräver ofta godkännanden avseende val av maskinvara, buy-in från flera intressenter och värdefull tid från ditt it-team.

Vad är molnbaserad ERP-programvara?

Molnbaserad ERP ett resursplaneringssystem för företag som förvaltas och hanteras utanför anläggningen i molnet av din leverantör. Med implementering i molnet kan du fokusera på att driva din verksamhet och inte på it-administration. Molnbaserade SaaS-system innebär att det är leverantören som sköter hantering och underhåll - en belastning som din verksamhet slipper helt. Med ERP i molnet får du löpande och sömlösa programvaruuppdateringar som redan ingår i din fasta, återkommande kostnad. Att implementera ERP i molnet kräver mycket lite/nästan inga resurser från it-avdelningen, vilket gör att de kan skapa värde för företaget genom att lägga mer tid på uppgifter som främjar strategiska tillväxtinitiativ.

Genom molnet hjälper ditt ERP-system dig att fokusera mer på företagets resultat och mindre på teknisk administration. Programvaran uppdateras automatiskt, vilket gör det lättare för dig att hänga med i den snabba och skiftande tekniska utvecklingen. Företagsledare pekar ofta ut förmågan att hålla sig uppdaterad och hänga med som en av de bästa oväntade resultaten av att byta till en molnbaserad ERP-lösning. Med tillgång till mer innovativ affärsprogramvara kan du skapa konkurrensmässiga fördelar som växer och utvecklas i takt med marknaden.

Säkerhet är alltid vår högsta prioritet. När du investerar i implementering av ERP i molnet med Epicor får du också fördelarna av en säkerhetsinfrastruktur i världsklass, backup- och katastrofåterställningslösningar utifrån bästa praxis samt en garanterad drifttillgänglighet på 99,5 %.

Nu när du känner till de huvudsakliga skillnaderna mellan ERP och plats och ERP i molnet är det dags att fördjupa oss i några av de främsta fördelarna med ERP i molnet.

Fördelar med molnbaserad ERP

I dag väljer allt fler företag att implementera molnbaserad ERP. Hur kommer det sig? Här är de 10 främsta fördelarna med molnbaserad ERP som kan ge svar på den frågan:

Snabba uppdateringar och uppgraderingar: En molnbaserad ERP-lösning från Epicor tillhandahåller direkta och löpande uppdateringar och uppgraderingar av din ERP-programvara och dina verktyg. Du kommer aldrig mer att behöva oroa dig över om du använder den mest uppdaterade tekniken för dina affärsbehov. Du kommer inte heller att behöva lägga tid på att själv uppdatera - eller anställa någon för att uppdatera - dina system, till skillnad från om du skulle använda ERP på plats.

Lägre start- och driftkostnader: En av de främsta fördelarna med ERP i molnet är att det är mycket billigare än traditionella, platsbaserade lösningar. Om du väljer att implementera ERP på plats behöver du visserligen bara betala en gång för programvarans licens, men det kommer att tillkomma dyra kostnader i framtiden i form av inköp av server, löpande underhåll, upprättande och underhåll av databaser, uppstart, it-personal, energi samt kostnader för säkerhet och backup. Med ERP i molnet är startkostnaden mindre och dina sammanlagda löpande driftkostnader kommer att vara mycket lägre eftersom leverantören sköter allt som har med uppdateringar, underhåll och säkerhet att göra.

Snabb implementering: Molnbaserad ERP kommer snabbare igång än platsbaserade system. Med ett platsbaserat system behöver du tänka på saker som val och inköp av maskinvara, utbildning för it-personal, eventuella nyanställningar, implementering av nya datasäkerhetsprotokoll och du måste vara säker på att alla i ditt team har den tillgång och de verktyg de behöver för att bidra till att verksamhetens tillväxt. Med ERP i molnet är implementering och driftsättning en snabb och smärtfri process. Att implementera din programvara i molnet är en säker lösning som ger enkel åtkomst till data i realtid oavsett var man befinner sig, vilket kan bidra till bättre samarbete och bättre förståelse av olika roller i hela teamet.

Utbyggbarhet: Molnbaserad ERP är utformad för att du ska kunna bygga ut företagets verksamhet. Lösningen gör att ditt team och dina partner kan komma åt information på global nivå. Med molnbaserad ERP från Epicor får du också fördelarna av ett säkerhetssystem i världsklass samt systemövervakning som gör att ditt företag kan växa snabbt utan att du behöver oroa dig för om din information är säker.

Fokusera på din kärnverksamhet: Eftersom ERP-leverantören ansvarar för de flesta arbetsuppgifter som har att göra med hantering av ett avancerat ERP-system kan du lägga tid på det som är viktigt - att bygga en hållbar och lönsam verksamhet. Du kan med andra ord fokusera på det du gör bäst. När du inte behöver lägga tid på att oroa dig över programvaruuppgraderingar, driftstopp och säkerhet har du möjlighet att ägna dig åt det som har direkt påverkan på ditt företags framtida tillväxt.

Förbättrad tillgång, flexibilitet och användbarhet: När det kommer till ovannämnda aspekter är molnbaserad ERP bättre än andra typer av ERP-system. Eftersom ditt ERP-system förvaltas i molnet och kan användas globalt har ditt team tillgång till de verktyg de behöver, oavsett var de befinner sig, så länge de har tillgång till en smarttelefon och internetanslutning. Informationen är tillgänglig i realtid, så viktiga affärsbeslut kan fattas utan att man behöver vänta på att alla befinner sig i samma rum eller har tillgång till ERP-systemet från samma plats. Med andra ord kan ditt team bli mer effektivt. Det nya fokuset på omedelbar tillgänglighet och förbättrat samarbete ökar din produktivitet både inuti och utanför verksamheten.

Förbättrad systemtillgänglighet och katastrofåterställning: Datasäkerhet är en viktig angelägenhet för alla verksamheter som förlitar sig på internet för att bedriva verksamhet. När du investerar i molnbaserad ERP lägger du det ansvaret på leverantören, som säkerställer att ditt system är skyddat från potentiella intrång eller sårbarheter. Epicor investerar i infrastruktur och säkerhet i världsklass som skyddar ditt system och låter dig fokusera på de områden i din verksamhet som kräver din fulla uppmärksamhet.

Transparenta kostnader: När du väljer ERP i molnet är kostnaderna transparenta och enkla att förutse. Du betalar antingen för en prenumeration på SaaS-modellen, eller väljer en användningsbaserad betalningsmodell. Det tillkommer inga oväntade kostnader kopplade till programvaruuppdateringar och tekniska uppgraderingar med en molnbaserad ERP-lösning eftersom de är din leverantörs ansvar.

Säljautomatisering: Säljautomatiseringen är optimerad tack vare den globala anpassningen, realtidsinformationen och mobila tillgången som kommer med en ERP-lösning i molnet. Med ERP i molnet kan dina partner, kunder och leverantörer ansluta till ditt system enkelt från hela världen. Molnbaserad ERP från Epicor är ett mycket tillförlitligt system, och kunder som väljer ERP i molnet upplever drifttillgänglighet på 99,5 % eller mer.

Säkerhetsstandarder och efterlevnad: Som vi redan nämnt har leverantörer av molnbaserad ERP som Epicor säkerhetssystem och -support i världsklass. Epicor tillämpar en omfattande modell för säkerhet ändpunkt till ändpunkt. Vi integrerar säkerhet i alla nivåer av ERP-miljön och de fysiska nätverkskorten, användarlösenorden och systemövervakningen som pågår dygnet runt. Med en holistisk syn på säkerhet kan vi förutse och minimera störningar, vilket ger dig ro och bättre drifttillgänglighet.

Nu när du vet mer om några av de främsta fördelarna som ERP i molnet har att erbjuda är det bra att veta hur dessa fördelar och utmaningar kan tillämpas i din bransch och för din företagsstorlek.  

Fördelar och utmaningar med ERP i molnet i olika branscher

Fördelar och utmaningar med ERP i molnet för olika företagsstorlekar

Beroende på hur stort ditt företag är varierar fördelarna och utmaningarna jämfört med andra verksamheter som använder ERP i molnet. Här kommer några exempel som kan gälla specifika situationer:

Utmaningar:

  • Om du driver ett företag som på grund av efterlevnadskrav inte får lagra eller förvalta kundinformation i molnet kan du inte dra fördelar från ERP i molnet på samma sätt som andra företag.
  • Om du driver ett stort bolag med en stor it-avdelning kan du behöva lägga mer tid på att få buy-in från nyckelintressenter innan du kan implementera ERP i molnet. Du kan också behöva utbilda en eller flera medarbetare som kan bli interna experter när du behöver ha ett tätare samarbete med din ERP-leverantör.
  • Om du driver ett större företag som har använt traditionell ERP-programvara kan du behöva extra stöd från din ERP-leverantör för att migrera ditt system till molnet.

Fördelar:

  • Om du driver ett företag som arbetar med partner och leverantörer globalt kommer du att dra nytta av de åtkomstmöjligheter och den användbarhet som ERP i molnet erbjuder.
  • Om du driver ett företag som är redo att ta nästa steg mot tillväxt och lönsamhet kan en molnbaserad ERP-lösning stötta den tillväxtprocessen. Med ERP i molnet kan du enkelt utvidga verksamheten för att uppfylla kunders krav och dra nytta av nya möjligheter.
  • Om du driver ett mindre företag och har inte råd med den platsbaserade maskinvaran och tekniken som ett större företag använder kan ERP i molnet ge dig verktyg med ”enterprise-grade”-kapacitet till en bråkdel av den kostnaden. Molnbaserade SaaS ERP-system kan göras mer eller mindre omfattande beroende på dina behov.

När du funderar över om ERP i molnet är rätt för din verksamhet, tänk på just din situation och vilka utmaningar och fördelar din verksamhet kan få. Om fördelarna är fler än utmaningarna bör du överväga att investera i en molnbaserad ERP-lösning inom den närmaste framtiden.

Integration av CRM- och ERP-system

Ytterligare en fördel med molnbaserade ERP-system är att de enkelt kan integreras med andra molnbaserade programvaror och verktyg du behöver använda för att driva din verksamhet.

Till exempel kan du med Epicors lösning använda ERP i molnet och programvara för hantering av kundrelationer (CRM - Customer Relationship Management) för att få mer insikt i din distributionskedja. Epicor CRM ger dig den information och kontroll du behöver för att tillhandahålla kundupplevelser i världsklass på alla nivåer. Avancerade samarbetsmöjligheter i ERP från Epicor samlar medarbetare, avdelningar och partner inom distributionskedjan så att hela verksamheten kan bli mer responsiv.

Läs mer på Epicors CRM-sida.

Strategisk planering inför implementering av molnbaserad ERP

Om du bestämmer dig för att implementera en molnbaserad ERP-lösning i din verksamhet inom den närmaste framtiden bör du ha följande strategipraxis i åtanke:

  • Bygg upp affärsargument: Det första du behöver göra när du funderar på att införa ERP i molnet i din verksamhet är att bygga upp affärsargument som viktiga beslutsfattare och intressenter i företaget kan acceptera och stötta. Utforma en rapport som framhäver fördelar, kostnadsbesparingar, potentiella utmaningar och planer för att lösa dessa samt vad du kommer att behöva från andra medarbetare.
  • Håll ditt team och dina partner uppdaterade: För att undvika motstånd från it-avdelningen eller andra medarbetare eller partner måste du hålla alla uppdaterade om vad som kommer att förändras, när och varför. Var så transparent som möjligt om hur processen kommer att gå till.
  • Hitta interna experter: För att säkerställa att din implementering blir lyckad genom hela organisationen är det viktigt att hitta dina experter tidigt. Experterna är de medarbetare du litar på, som stödjer idén med ERP i molnet och ser fram emot det. Dina experter kan hjälpa dig att bygga upp en positiv kultur och attityd kring den kommande förändringen.
  • Säkra framgången från början: Investera i tidig planering, dokumentation och utbildning för att säkerställa att alla teammedlemmar är inställda på framgång när det kommer till att använda de nya verktygen. Stäm av ofta, och se till att följa upp med de som har frågor som du inte kan svara på med en gång.
  • Be om hjälp om du behöver det: Hyr in en konsult om du tror att du kommer att behöva extra hjälp under processen.

Slutligen

Molnbaserad ERP erbjuder många fördelar till en växande verksamhet. I takt med att du utökar din verksamhet behöver du innovativa och tillförlitliga verktyg som kan hjälpa dig att öka effektiviteten, förbättra tillgängligheten, minska kostnaderna och driva tillväxten. Är du redo att lära dig mer? Läs om hur Epicor kan hjälpa din verksamhet.