Qu’est-ce que l’ERP?

Avec un progiciel de gestion intégré ERP efficace en place, les dirigeants d'entreprise peuvent automatiser et rationaliser les tâches d’arrière-guichet fastidieuses, aider les employés à devenir plus productifs et mieux remplir leurs rôles, mais aussi obtenir une visibilité en temps réel sur le fonctionnement interne de leurs opérations. Ce progiciel vous donnera un aperçu détaillé sur la planification des ressources de l’entreprise. Il contient des informations sur les points suivants :


Pour réussir dans l'environnement commercial de plus en plus concurrentiel et complexe d'aujourd'hui, vous devez mettre en place des systèmes vous permettant de rationaliser, d'automatiser et d'évoluer facilement. Cette ressource vous mettra sur la bonne voie pour choisir, mettre en œuvre et gérer un système ERP dans votre organisation.

Évolution de l’ERP et tendances actuelles

Le terme ERP, c.-à-d. Enterprise Resource Planning, a été inventé dans les années 1990 par un analyste de l'industrie, The Gartner Group. Il a évolué à partir du terme MRP, qui était déjà bien connu dans le monde des affaires à l'époque. MRP signifie Material Requirements Planning (planification des besoins en matières) et MRPII Manufacturing Resource Planning (planification des ressources de production). Ces systèmes ont été créés dans les années 1960, alors que les entreprises manufacturières cherchaient des moyens d'améliorer l'efficacité et la prise de décision des gestionnaires de ligne de production.

Dans les années 1990, le Gartner Group et d'autres entités ont cherché à appliquer les systèmes MRP à d'autres types d'entreprises et ont souhaité étendre leurs capacités et leurs processus à d'autres secteurs au sein d’une organisation, ce qui a donné naissance à l'ERP tel que nous le connaissons actuellement. Au début de son existence, l'ERP s'est concentré sur l'organisation des données et la rationalisation des processus liés aux domaines d’arrière-guichet, tels que la gestion des stocks, la gestion des commandes, les achats, les ressources humaines, la comptabilité, l'informatique, la fabrication, la planification et la programmation, et autres domaines connexes.

Plus tard, avec l'introduction et l'utilisation généralisée d'Internet, l'ERP a été étendu à d'autres domaines de l'entreprise, tels que la gestion des relations client (CRM), la gestion des relations avec les fournisseurs (SRM) et la gestion de la chaîne d’approvisionnement (SCM), la gestion du capital humain (HCM), la veille stratégique et le commerce électronique.

Aujourd'hui, les systèmes ERP s'intègrent dans tous les secteurs et toutes les fonctions d'une organisation, l'objectif principal étant d'aider les dirigeants et les gestionnaires à mieux comprendre tous les rouages de leurs opérations, à identifier les opportunités et à prendre des décisions plus éclairées qui auront le meilleur impact sur le succès futur et la viabilité de leurs activités.

Malgré son nom pouvant laisser penser à une application industrielle uniquement, les systèmes ERP sont utilisés par les entreprises de toutes tailles, grandes et petites. Il existe aujourd'hui deux principaux types de systèmes ERP mis en œuvre dans les organisations : les systèmes sur site et les systèmes infonuagiques. Les différences entre les deux seront expliquées dans une autre section de cette ressource.

« Les rapports du logiciel Compass ont été particulièrement instructifs. Par exemple, les rapports sur les ventes à faible marge et les changements de coûts nous ont aidés à maîtriser l’établissement des prix », a déclaré M. Braaten. « Nous avons augmenté nos marges en ajustant des éléments de prix qui n'étaient pas fixés correctement. Nos marges bénéficiaires ont augmenté de 6 % à l'échelle de l'entreprise. »

« De plus, dans l'un de nos établissements, nous avons constaté une augmentation de 80 000 $ de la marge bénéficiaire avec la mise en œuvre des solutions Epicor, tout cela parce que nous disposons d'informations fiables pour savoir où apporter des modifications dans notre activité », a indiqué M. Braaten.

Concepts ERP de base et glossaire de termes

Il existe des centaines de concepts et de termes relatifs au progiciel de gestion intégré (ERP), mais en voici dix qu'il vaut la peine de comprendre maintenant, avant de décider si vous souhaitez mettre en œuvre une solution ERP dans votre entreprise :

  • Progiciel de gestion intégré (ERP) : Outils de gestion des processus d'affaires qui peuvent être utilisés pour gérer l'information à l'échelle d'une organisation.
  • ERP sur site : Progiciel ERP installé localement sur votre matériel et vos serveurs, et géré par votre personnel informatique.
  • ERP infonuagique : Progiciel ERP existant et géré hors site par votre fournisseur.
  • Gestion de la chaîne d'approvisionnement : le flux de biens et de services du point d'origine au point de consommation.
  • Fournisseurs tiers : Des entreprises ou des partenaires qui peuvent être intégrés dans votre système ERP.
  • Planification des capacités : Méthode utilisée pour déterminer la capacité de production disponible d'une entreprise.
  • Solutions de mobilité : La possibilité d'accéder à vos données via votre ERP depuis n'importe où, par exemple en utilisant des appareils mobiles.
  • Options de déploiement ERP : Les types de systèmes ERP que vous pouvez mettre en œuvre dans votre organisation.
  • Architecture commerciale : Comment une organisation est structurée ; toutes les parties en mouvement.
  • Gestion des relations client : Outils que les entreprises utilisent pour gérer leurs interactions avec les clients.

Qu'est-ce qu’un système ERP?

Un système ERP est composé d'applications et d'outils qui aident tous les secteurs de votre entreprise à communiquer plus efficacement entre eux. Les systèmes ERP intègrent toutes les facettes d'une entreprise dans un système d'information complet. Les employés de la planification et de la programmation, par exemple, ont accès aux mêmes données que le personnel de la gestion financière pour leurs besoins particuliers. Toutes les données sont disponibles en temps réel, ce qui permet aux employés de prendre des décisions plus rapides et plus éclairées. Avec les systèmes ERP, toutes les fonctions vitales de l'entreprise, c.-à-d. estimation, production, finances, ressources humaines, marketing, ventes et achats, partagent une source centrale d'informations à jour. Les progiciels de gestion intégrés rationalisent la collecte, le stockage et l’utilisation des données de votre organisation. Le système ERP adéquat peut vous aider à collecter et à stocker les données dans un seul endroit centralisé à partir de domaines tels que :

  • Finance et comptabilité
  • Ressources humaines
  • Gestion des relations client
  • Gestion de production
  • Veille stratégique
  • Gestion d’entrepôt
  • Gestion des stocks
  • Gestion de la chaîne d'approvisionnement
  • Points de vente (POS)
  • Commerce électronique


Principaux avantages des systèmes ERP

Pourquoi y a-t-il aujourd'hui plus d'entreprises de toutes tailles qui mettent en œuvre des systèmes ERP que jamais auparavant ? Voici quelques-unes des principales raisons et avantages pour lesquels les organisations utilisent les systèmes ERP :

  • Finance et comptabilité
  • Fournir aux dirigeants d'entreprise une visibilité en temps réel sur leurs opérations.
  • Fournir aux dirigeants d'entreprise et à leurs équipes un accès instantané à leurs chaînes d'approvisionnement mondiales.
  • Permettre aux dirigeants d'entreprise d'identifier les défis, de découvrir les opportunités et de prendre plus rapidement des décisions qui auront un impact bénéfique sur leurs différents secteurs d’activité.
  • Aider à automatiser et à rationaliser les tâches fastidieuses et les processus redondants.
  • Donner aux employés les outils et les données dont ils ont besoin pour réussir.
  • Fournir un point de vérité unique aux organisations.
  • Souvent accessible depuis n'importe où (hors site et à partir d'appareils mobiles).
  • Aider à augmenter la productivité de votre équipe.

  • Faciliter la collaboration entre les équipes et avec les fournisseurs tiers.
  • Offrir de puissants outils de rapports financiers et de prévisions que vous pouvez utiliser pour prendre des décisions éclairées sur l'avenir de votre entreprise.
  • Protéger vos données et aider votre entreprise à continuer à fonctionner en conformité avec les lois et directives réglementaires internationales.


Comment décider si/quand votre entreprise a besoin d'un système ERP

Chaque entreprise est unique et fait face à des défis différents à des moments différents. La question est donc de savoir comment décider de l’investissement dans un progiciel de gestion intégré et le bon moment de le faire.

Si vous êtes en mesure de cocher la plupart des éléments de cette liste, il est probablement prudent de commencer à évaluer les fournisseurs de logiciels ERP et de travailler à allouer les ressources nécessaires au déploiement :

  • Les membres de votre équipe consacrent trop de temps à des tâches qui pourraient être automatisées et rationalisées.
  • Vous n'avez pas facilement accès aux données dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées au sujet de votre entreprise.
  • Vous travaillez avec des fournisseurs et des applications tierces dans le monde entier.
  • Vous disposez d'un grand nombre d'outils et de processus logiciels différents que vous avez adoptés et mis en œuvre pour votre entreprise au fil des ans, mais ils ne sont pas reliés les uns aux autres.
  • Vous ne savez pas à quoi ressemblent vraiment vos niveaux de stocks sur une base quotidienne.
  • Personnellement, vous passez trop de temps à chercher de l'information, à essayer d'accroître la productivité et l'efficacité et à intégrer les nouveaux outils nécessaires à l'évolution. Vos équipes ne peuvent pas facilement collaborer ou partager des informations entre elles.
  • Vous ne pouvez pas accéder aux données et aux informations essentielles de l'entreprise lorsque vous n'êtes pas sur site.
  • Vous avez de la difficulté à suivre l'évolution de la conformité réglementaire.
  • Vous constatez ou réglez des problèmes après qu'il soit trop tard... En d'autres termes, vous n'êtes pas en mesure d'être aussi proactif que vous le souhaiteriez lorsqu'il s'agit de cerner les problèmes à régler pour assurer le bon fonctionnement de vos opérations.


Si vous pouvez cocher au moins soixante ou soixante-dix pour cent de la liste ci-dessus, il est temps de commencer à explorer les fournisseurs.

Afin de justifier l'investissement nécessaire à l'utilisation d'un système ERP dans votre entreprise, utilisez la liste de contrôle fournie ci-dessus. Dressez la liste des défis particuliers que votre organisation doit relever et discutez avec votre décideur de la façon dont vous pensez qu'une solution ERP pourrait vous aider.

Types d'options de déploiement pour les solutions ERP

Il existe aujourd'hui deux principaux types de déploiements de solutions ERP disponibles pour les entreprises: infonuagiques et sur site.

Les solutions ERP sur site sont déployées localement sur votre matériel et vos serveurs, et gérées par votre personnel informatique. Les entreprises qui choisissent cette option souhaitent une plus grande autonomie dans leur mise en œuvre.

Les progiciels ERP infonuagiques ont la même apparence et fonctionnent de la même manière que les progiciels ERP traditionnels. La seule différence réside dans la façon dont ils sont déployés. Avec l'ERP infonuagique, au lieu d'héberger vos serveurs et votre matériel de stockage sur site, c'est votre fournisseur ERP qui l'héberge pour vous. Pour accéder à votre système ERP, il vous suffit de vous connecter à un site Web hébergé en ligne (dans le nuage).

L'ERP infonuagique apporte une sécurité de niveau entreprise pour protéger les entreprises d'aujourd'hui, ainsi qu'un coût de possession réduit, une facilité d'utilisation et une flexibilité de configuration. Il vous offre également un accès à vos informations professionnelles et une visibilité en temps réel via votre téléphone portable ou tout autre appareil mobile, où que vous soyez dans le monde.

Epicor fournit des solutions ERP infonuagiques, sur site et en tant que solution mobile, selon les besoins de votre entreprise.

Pour en savoir plus sur les avantages de l'ERP infonuagique, lisez les dix raisons pour lesquelles les chefs d'entreprise choisissent la solution ERP d'Epicor.

Vous vous demandez quelle option convient le mieux à votre entreprise? Contactez l'un de nos experts dès aujourd'hui.

Comment choisir la bonne solution

Si vous êtes à la recherche de votre première  solution ERP ou d'une mise à niveau pour un système existant, le processus d'évaluation, de sélection et de mise en œuvre est une décision stratégique à long terme pour votre organisation.

Pour vous aider dans ce processus, voici huit étapes simples pour une sélection réussie d'un système ERP :

  • Étape 1: Évaluation - Rassemblez les membres de votre direction et engagez les premières conversations sur l'ERP. Assurez-vous que tout le monde fait preuve de transparence dans la façon dont les prestataires sont évalués.
  • Étape 2: Procéder à une évaluation - Examinez d'un œil critique votre entreprise et vos opérations pour déterminer ce qui fonctionne bien, les défis que vous rencontrez et ce dont vous pensez avoir besoin pour évoluer ou apporter des améliorations.
  • Étape 3: Établir des critères - Élaborez des critères normalisés à utiliser lors de l'évaluation des fournisseurs. Les critères peuvent inclure les caractéristiques, le prix, la plate-forme et tout ce que votre équipe juge important lors des évaluations.
  • Étape 4: Planifier des consultations - Planifiez des appels téléphoniques, des réunions en personne ou des démonstrations en ligne avec des représentants des ventes et des experts en produits chez les fournisseurs que vous envisagez. Faites-vous une première impression de chaque entreprise et essayez de noter les différences entre les fournisseurs auxquels vous parlez.
  • Étape 5: Créer une liste restreinte
 - Réduisez votre liste à 2-3 candidats avec lesquels vous aimeriez faire un suivi.
  • Étape 6: Prendre contact - Communiquez avec les fournisseurs figurant sur votre liste restreinte et planifiez des appels de suivi pour en savoir plus sur la façon dont leurs produits pourraient aider votre entreprise.
  • Étape 7: Préparer des questions qui répondent à vos préoccupations - Préparez des questions spécifiques auxquelles vous aimeriez que chaque fournisseur réponde au cours de l’appel de suivi.
  • Étape 8: Vérifier les références du fournisseur - Contactez d'autres entreprises qui ont mis en œuvre des systèmes ERP des fournisseurs que vous envisagez.
 Découvrez ce qu'ils aiment, ce qu'ils n'aiment pas, ce à quoi ils ne s'attendaient pas, s'ils recommanderaient réellement le fournisseur que vous demandez, etc. Renseignez-vous auprès d'eux le plus possible afin de prendre une décision finale. Une fois que vous avez choisi le fournisseur ERP pour votre entreprise et vos besoins, prenez le temps de définir l'ensemble du projet, du début à la fin. Travaillez avec votre fournisseur ERP pour définir les étapes cruciales et tracer la voie vers le succès.

Découvrez comment EPICOR peut soutenir votre entreprise

Epicor est un moteur pour la croissance des entreprises. Nous fournissons des  progiciels ERP flexibles et spécifiques aux secteurs d’activité et conçus pour répondre aux besoins de nos clients des secteurs de la fabrication, de la distribution, de la vente au détail et des services. Nos 45 années d’expérience dans les processus d’entreprise et les besoins opérationnels spécifiques de nos clients sont injectés dans chaque solution, qu’elle soit infonuagique, hébergée ou sur site. S’appuyant sur une compréhension approfondie de votre secteur, les solutions Epicor poussent à la croissance tout en maîtrisant la complexité. Il en découle des solutions puissantes qui libèrent vos ressources et vous permettent de développer vos activités.

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Mise en œuvre d'un système ERP dans votre organisation

Lorsque vous êtes enfin prêt à mettre en œuvre un système ERP au sein de votre organisation, suivez les pratiques exemplaires et les conseils suivants pour assurer votre succès :

  • Comprenez les processus d'affaires et les exigences clés. Obtenez un aperçu exhaustif de tous les domaines, processus et outils qui composent votre entreprise. Prenez le temps de documenter les secteurs problématiques, les processus qui fonctionnent, les questions que vous avez et toute autre observation que vous voulez consigner en vue de la mise en œuvre d'un nouveau système dans votre entreprise.
  • Créez une analyse de rentabilité pour l'ERP avec un retour du capital investi positif. Dressez une liste des avantages de la mise en œuvre d'un progiciel ERP. Partagez votre liste avec les membres de l'équipe, les décideurs et les principaux intervenants. Concentrez-vous sur ce qui ne fonctionne pas actuellement dans votre organisation et sur la façon dont vous pensez qu'un système ERP vous aidera. Décidez des indicateurs de rendement clés (KPI) que vous pourrez comparer une fois que le nouveau système aura été entièrement mis en œuvre dans votre organisation.
  • Assurez-vous d’une bonne gestion du projet et de l'engagement des ressources nécessaires. Désignez un membre de votre équipe chargé de gérer le processus de mise en œuvre du début à la fin. Mettez à la disposition de cette personne toutes les ressources dont elle a besoin pour réussir.
  • Obtenez l'engagement de la direction et de l'organisation. Obtenez l'appui et l'engagement de tous les membres de votre organisation. Assurez-vous que tout le monde comprend ce que vous faites, pourquoi vous le faites et comment cela les affecte, eux et leur travail.
  • Reconnaissez la valeur d'une planification précoce. Réduisez le temps nécessaire à la mise en œuvre complète d'un système ERP dans votre entreprise en planifiant à l'avance. Pensez aux ressources dont vous aurez besoin à chaque étape pour que la phase de déploiement se déroule de la manière la plus fluide et la plus efficace possible.
  • Mettez l'accent sur la migration des données au début du processus de mise en œuvre. Déterminez la quantité de données historiques que vous souhaitez migrer dans votre système, puis planifiez le processus de migration le plus tôt possible. Attendre jusqu'à la fin peut avoir des conséquences fâcheuses dans les opérations de votre entreprise. Investissez dans la formation et la gestion du changement. Donnez aux employés et aux membres de l'équipe suffisamment de temps pour comprendre pourquoi vous mettez en œuvre un nouveau système et comment il affectera leurs rôles. Assurez-vous que tout le monde est à bord et encouragez les membres de l'équipe à communiquer avec vous s'ils ont besoin d'aide.
  • Sachez exactement pourquoi vous implémentez le système ERP. Rappelez-vous pourquoi vous mettez en œuvre un nouveau système en premier lieu. Définissez les exigences, établissez les paramètres et élaborez un plan d'affaires qui énonce clairement les avantages que l'entreprise attend de cette mise en œuvre.
  • Obtenez de l'aide extérieure quand vous en avez besoin. Si vous pensez avoir besoin d'un peu d'aide supplémentaire au cours du processus de mise en œuvre,  communiquez avec un consultant et faites appel à son expertise et à ses conseils.

En suivant ces recommandations et les meilleures pratiques, le processus de mise en œuvre se déroulera de façon beaucoup plus harmonieuse. Elles vous aideront également à obtenir l'engagement dont vous avez besoin de la part de vos employés afin d'atteindre les objectifs et les indicateurs de rendement clés à atteindre une fois que le système sera en place.

Téléchargez ce document de présentation  pour plus de détails sur les meilleures pratiques de mise en œuvre ERP.

Mesurer la performance de l'ERP et son rendement sur le capital investi

Mesurer la performance de votre système ERP est un élément important pour valider l'investissement que vous avez fait ou continuez à faire. Lors de la mise en œuvre d'un système ERP au sein de votre organisation, définissez des objectifs spécifiques et des indicateurs de rendement clés que vous pourrez comparer une fois le nouveau système en place. La façon dont vous mesurerez le rendement dépendra de la nature de votre entreprise, mais voici quelques questions générales dont vous devriez tenir compte lorsque vous établissez vos indicateurs de rendement clés :

  • Ce système rendra-t-il mes employés plus productifs? De combien?
  • Ce système rendra-t-il mes employés et moi-même plus heureux?
  • Quel sera l'impact de ce nouveau système sur la satisfaction de la clientèle? Puis-je prédire un impact mesurable et fixer un objectif précis?
  • Cela nous permettra-t-il d'augmenter les ventes, les ventes répétées, les taux de conversion, la loyauté de la clientèle, etc.? De combien?
  • Ce nouveau système nous donnera-t-il un avantage stratégique sur nos concurrents? Comment?
  • Cela améliorera-t-il les relations et les processus avec les fournisseurs à l’échelle mondiale? Comment puis-je effectuer un suivi et quels sont mes objectifs?
  • Ce système améliorera-t-il la chaîne d'approvisionnement et les activités liées aux stocks? Quelles sont les principales mesures que nous suivons maintenant, et comment vont-elles s'améliorer une fois que le système sera en place?

Pensez aux mesures et aux objectifs que vous suivez actuellement au sein de votre organisation, puis faites des prédictions et définissez des indicateurs de rendement clés pour suivre le succès et les progrès dans le temps une fois votre nouveau système ERP en place.

Vous voulez vous tenir au courant des tendances et des réussites en matière d'ERP? Cliquez ici pour lire les derniers articles de notre blogue.

Synthèse

Pour bâtir une entreprise durable et évolutive dans l'environnement commercial actuel, vous devez utiliser des outils qui vous aident à rationaliser les tâches, à accroître la productivité et à exploiter les données en temps réel. Le bon système ERP peut vous mettre sur la bonne voie. Prêt à faire l'investissement? Cliquez ici pour commencer.

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