Mikä on ERP?

Kun tehokas ERP-ohjelmisto on käytössä, liikeyrityksen omistajat ja johtajat voivat automatisoida ja virtaviivaistaa tylsiä taustatoimintoja, auttaa työntekijöitä kehittymään tuottavammiksi ja menestyneemmiksi tehtävissään sekä saada reaaliaikaisen näkyvyyden toimintojensa sisäisiin toimintotapoihin. Tämä resurssi tarjoaa sinulle syvällisen yleiskatsauksen toiminnanohjauksen aiheesta. Se sisältää tietoja seuraavista aiheista:


Onnistuaksesi tämän päivän entistä kilpailuhenkisemmässä ja monimutkaisemmassa liiketoimintaympäristössä sinun on otettava käyttöön järjestelmiä, joiden avulla voit helposti virtaviivaistaa, automatisoida ja skaalata. Tämä resurssi ohjaa sinut oikealle uralle ERP-järjestelmän valitsemiseksi, toteuttamiseksi ja hallitsemiseksi omassa organisaatiossa.

ERP:n evoluutio ja nykytrendit

Termin ”ERP” eli ”Enterprise Resource Planning” keksi alunperin teollisuusanalyyttinen yhtiö Gartner Group 1990-luvulla. Se kehittyi termistä MRP, joka oli jo hyvin tunnettu liiketoiminnassa tuohon aikaan. MRP tarkoittaa sekä materiaalivaatimusten suunnittelua (Material Requirements Planning, MRP) ja valmistusresurssien suunnittelua (Manufacturing Resource Planning, MRPII). Nämä järjestelmät luotiin 1960-luvulla, kun valmistuspohjaiset yhtiöt etsivät tapoja parantaa tuotantolinjojen johtajien tehokkuutta ja päätöksentekoa.

1990-luvulla Gartner Group ja muut yritykset pyrkivät hyödyntämään MRP-järjestelmiä muihin liiketoiminnan tyyppeihin ja halusivat laajentaa kykyjä ja prosesseja muille alueille organisaatiossa. Siten syntyi ERP sellaisena kuin se nyt tunnetaan. Alkuvaiheessa ERP keskittyi taustatoimintoihin liittyvään datan organisointiin ja prosessien virtaviivaistamiseen, kuten varastonhallintaan, toimituksiin, ostoihin, henkilöstöasioihin, kirjanpitoon, IT:hen, valmistukseen, suunnitteluun ja aikataulukseen sekä muihin näihin liittyviin alueisiin.

Myöhemmin Internetin käyttöön tulon ja yleistymisen myötä ERP laajentui edelleen sisältämään muita liiketoiminnan alueita, kuten asiakassuhdehallinta (CRM), toimittajasuhteiden hallinta (SRM) ja toimitusketjun hallinta (SCM), henkilöstöhallinto (HCM), liiketoimintatiedot ja verkkokauppa.

Nykyään ERP-järjestelmät integroituvat kaikkiin organisaation alueisiin ja toimintoihin, ensisijaisen tarkoituksen ollessa auttaa johtajia ja esimiehiä ymmärtämään paremmin kaikkia toimintojensa liikkuvia osia, tunnistamaan mahdollisuuksia ja tekemään valistuneempia päätöksiä, jotka lopulta vaikuttavat liiketoiminnan tulevaan menestykseen ja kannattavuuteen.

Enterprise-sanan sisällyttämisestä nimeen huolimatta ERP-järjestelmiä käyttävät kaiken kokoiset yritykset aina pienistä suuriin. Organisaatiot toteuttavat tänä päivänä kahta ERP-järjestelmien päätyyppiä, paikallisia ja pilvipohjaisia järjestelmiä. Näiden kahden erot selitetään tämän resurssin toisessa osiossa.

”Varsinkin Compass-ohjelmiston raportit ovat avanneet silmämme. Esimerkiksi pienen voittomarginaalin myynnin ja kustannusmuutosten raportit ovat auttaneet meitä hallitsemaan hinnoitteluamme”, totesi Braaten. ”Me olemme lisänneet voittomarginaaliamme säätämällä tuotteita, joita ei oltu hinnoiteltu oikein. Tekstiilituotteiden voittomarginaalimme ovat nousseet 6 prosentilla yhtiön laajuisesti.”

”Lisäksi yhdessä toimipaikassamme saavutimme 80 000 USD nousun voittomarginaalissa pelkästään Epicor-ratkaisujen käyttöönoton avulla, tämä sen ansiosta, että meillä on luotettavaa informaatiota, jonka perusteella näemme, missä tehdä muutoksia liiketoimintamme sisällä”, sanoi Braaten.

ERP:n peruskonseptit ja termisanasto

Yritysten toiminnanohjaukseen liittyy satoja käsitteitä ja termejä, mutta seuraavassa on 10, jotka kannattaa ymmärtää nyt, ennen kuin päätät, haluatko toteuttaa ERP-ratkaisun yrityksessänne:

  • Toiminnanohjaus (ERP): Liiketoimintaprosessin hallintatyökaluja, joita voidaan käyttää hallitsemaan informaatiota koko organisaation laajuudella.
  • Paikallinen ERP: ERP-ohjelmisto, joka on asennettu paikallisesti laitteille ja palvelimille ja jota IT-henkilöstönne hallinnoi.
  • Pilvipohjainen ERP: ERP-ohjelmisto, joka on olemassa ja jota hallitaan muualla kuin paikallisesti palveluntarjoajasi toimesta.
  • Toimitusketjun hallinta: tavaroiden ja palvelujen virtaus alkupisteestä kulutuspaikkaan.
  • Kolmannen osapuolen toimittajat: Yrityksiä tai kumppaneita, jotka voidaan integroida ERP-järjestelmääsi.
  • Kapasiteettivaatimusten suunnittelu: Menetelmä, jota käytetään määrittämään yrityksen käytettävissä oleva tuotantokapasiteetti:
  • Mobiiliratkaisut: Kyky saada pääsy tietoihin ERP:n kautta missä tahansa ja käyttäen mobiililaitteita.
  • ERP:n käyttöönottovaihtoehdot: ERP-järjestelmien tyypit, jotka voit toteuttaa organisaatiossasi.
  • Yritysarkkitehtuuri: Miten organisaation rakenne on järjestetty, kaikki sen liikkuvat osat.
  • Asiakassuhdehallinta: Työkalut, joita yritykset käyttävät hallitsemaan vuorovaikutuksia asiakkaiden kanssa.


Mikä on ERP-järjestelmä?

ERP-järjestelmä sisältää sovelluksia ja työkaluja, jotka auttavat kaikkia liikeyrityksesi alueita kommunikoimaan keskenään tehokkaammin. ERP-järjestelmät integroivat kaikki yrityksen eri tekijät yhdeksi kattavaksi informaatiojärjestelmäksi. Esimerkiksi suunnittelun ja aikataulutuksen työntekijöillä on pääsy samaan dataan kuin rahoitushallinnan henkilökunnalla omia spesifisiä tarpeitaan varten. Kaikki data on saatavana reaaliaikaisesti, minkä ansiosta työntekijät voivat tehdä nopeampia tietoon perustuvia liikepäätöksiä. ERP-järjestelmien avulla kaikki tärkeät liiketoiminnot – arviointi, tuotanto, rahoitus, henkilöstöasiat, markkinointi, myynti, hankinta – jakavat yhden keskeisen resurssin ajan tasalla olevaa informaatiota. Yrityksen toiminnanohjausjärjestelmät virtaviivaistavat organisaatiosi datan keräystä, säilytystä ja käyttöä. Oikea ERP-järjestelmä voi auttaa sinua keräämään ja tallentamaan dataa yhteen keskitettyyn paikkaa sellaisilta alueilta kuin:

  • Rahoitus ja kirjanpito
  • Henkilöstöasiat
  • Asiakassuhdehallinta (CRM)
  • Tuotannonhallinta
  • Liiketoimintatiedot
  • Varastonhallinta
  • Inventaariohallinta
  • Toimitusketjun hallinta
  • Myyntipisteet (POS)
  • Sähköinen kaupankäynti


ERP-järjestelmien päähyödyt

Miksi yhä useammat kaikenkokoiset yritykset toteuttavat ERP-järjestelmiä nykyään kuin koskaan aiemmin? Seuraavassa on eräitä pääsyitä ja -hyötyjä, joita organisaatiot saavat ERP-järjestelmien käytöstä:

  • Rahoitus ja kirjanpito
  • Antaa liikejohtajille reaaliaikaisen näkymän operaatioihinsa.
  • Antaa liikejohtajille ja tiimeille välittömän pääsyn globaaleihin toimitusketjuihinsa.
  • Sallii liikejohtajien tunnistaa haasteita, löytää mahdollisuuksia ja tehdä nopeampia päätöksiä, jotka vaikuttavat heidän liiketoimintansa eri alueisiin.
  • Auttaa automatisoimaan ja virtaviivaistamaan tylsiä tehtäviä ja vanhentuneita prosesseja.
  • Antaa työntekijöille työkaluja ja dataa, joita he tarvitsevat onnistuakseen.
  • Tarjoaa yhden totuuden lähteen organisaatioille.
  • Voidaan usein käyttää mistä tahansa käsin (ei-paikallisesti ja mobiililaitteilta).
  • Auttaa lisäämään tuottavuutta tiimissäsi.
  • Helpottaa tiimien yhteistyötä keskenään ja kolmansien osapuolten toimittajien kanssa.
  • Tarjoaa tehokkaita raportointi- ja ennustustyökaluja, joita voit käyttää valistuneiden päätösten teossa liikeyrityksesi tulevaisuudesta.
  • Pitää datan suojattuna ja auttaa varmistamaan, että liikeyrityksesi toimii jatkossakin maailmanlaajuisten lakien ja ohjeistusten mukaisesti.


Miten päättää, tarvitseeko liikeyrityksesi ERP:tä/milloin se sitä tarvitsee?

Jokainen liikeyritys on ainutlaatuinen ja kohtaa erilaisia haasteita eri aikoina, joten kysymys kuuluu, miten voit päättää onko toiminnanohjaukseen investointi oikea siirto yrityksellesi ja koska se tulisi tehdä?

Jos seuraavan listan useimmat kohdat pätevät yritykseesi, on luultavasti turvallista alkaa arvioida ERP-ohjelmistojen tarjoajia ja ruveta jakamaan käyttöönottoon tarvittavia resursseja:

  • Tiimisi jäsenet käyttävät aivan liikaa aikaa tehtäviin, joiden tiedät voivan olla automatisoituja ja virtaviivaistettuja.
  • Sinulla ei ole helppoa pääsyä dataan, jota tarvitset tehdäksesi valistuneita päätöksiä liiketoiminnastasi.
  • Työskentelet toimittajien ja kolmannen osapuolen sovellusten kanssa eri puolilla maailmaa.
  • Sinulla on paljon erilaisia ohjelmistotyökaluja ja prosesseja, jotka olet ottanut käyttöön ja toteuttanut liikeyrityksessäsi viime vuosien aikana, mutta ne eivät ole yhteydessä toisiinsa.
  • Et tiedä, miltä varastomääräsi todellisuudessa näyttävät päivittäisellä tasolla.
  • Käytät henkilökohtaisesti liikaa aikaa informaation etsimiseen, tuottavuuteen ja tehokkuuden nostamisyrityksiin ja uusien skaalautumiseen tarvittavien työkalujen integrointiin. Sinun tiimisi eivät helposti voi tehdä yhteistyötä tai jakaa informaatiota keskenään.
  • Et saa pääsyä olennaiseen liiketoimintadataan ja informaatioon, mikäli et ole paikan päällä yrityksessäsi.
  • Sinulla on vaikeuksia pysyä mukana lain vaatimusten kanssa.
  • Löydät tai hoidat ongelmia, kun se on liian myöhäistä, toisin sanoen et pysty ennakoimaan niin hyvin kuin haluaisit tunnistaaksesi ongelmat, jotka on ratkaistava toimintojen jatkumiseksi sujuvasti.

Jos ainakin 60 tai 70 prosenttia edellä mainitusta listasta kuulostaa tutulta, on aika alkaa tutustua palveluntarjoajiin.

Käytä edellä mainittua tarkistuslistaa oikeuttamaan ERP-järjestelmän käyttöön liikeyrityksessäsi tarvittava investointi. Listaa ne erityiset haasteet, joita mielestäsi organisaatiollasi on, ja puhu yrityksesi päättäjien kanssa siitä, miten uskot ERP-ratkaisun voivan auttaa.

ERP-ratkaisujen käyttöönottovaihtoehtojen tyypit

Liikeyrityksille on saatavana tällä hetkellä kaksi ensisijaista ERP-ratkaisujen käyttöönottotyyppiä: pilvipohjainen ja paikallinen.

Paikallinen ERP ohjelmisto otetaan käyttöön paikallisesti laitteillanne ja palvelimillanne ja IT-henkilöstönne hallinnoi sitä. Tämän vaihtoehdon valitsevat yritykset haluavat suurempaa autonomiaa toimeenpanon suhteen.

Pilvipohjainen ERP-ohjelmisto näyttää samalta ja toimii samoin kuin perinteinen ERP. Ainoa ero on sen käyttöönotossa. Pilvipohjainen ERP ei ole paikan päällä omilla palvelimillanne ja tallennusvälineillänne, vaan ERP-palveluntarjoajanne tekee sen puolestanne. ERP-järjestelmää käytetään sitten yksinkertaisesti kirjautumalla verkkosivustolle, joka on verkkopalvelimella (pilvessä).

Pilvipohjainen ERP tuo yritystason tietoturvan suojaamaan tämän päivän liiketoimintaanne sekä alentaa omistuskustannuksia, helpottaa käyttöä ja lisää konfiguroinnin joustavuutta. Lisäksi se tarjoaa reaaliaikaisen pääsyn ja näkymän yritystietoihinne älypuhelimen tai muun mobiililaitteen kautta, riippumatta sijainnistasi maailmassa.

Epicor tarjoaa ERP:n pilvessä, paikallisesti sekä mobiiliratkaisuna, mikä sitten toimiikin parhaiten yrityksellenne.

Tutustu pilvipohjaisen ERP:n etuihin lukemalla ne 10 syytä, miksi yritysjohtajat valitsevat Epicorin pilvipohjaisen ERP:n.

Mietitkö, mikä vaihtoehto on paras yrityksellenne? Ota nyt yhteyttä asiantuntijoihimme.

Miten valita oikea ratkaisu?

Jos etsi ensimmäistä ERP-ratkaisuanne tai haluat päivittää olemassaolevan järjestelmän, arviointi-, valinta- ja toteutusprosessi on pitkän aikavälin strateginen päätös organisaatiollesi.

Seuraavassa on 8 yksinkertaista vaihetta auttamaan sinua tässä prosessissa onnistuneen ERP-järjestelmän valitsemiseksi:

  • Vaihe 1: Määritys – kokoa yritysjohtonne ja aloita keskustelut ERP:stä. Varmista, että jokaiselle on selvää miten arvioitte palveluntarjoajat.
  • Vaihe 2: Tee arviointi – Tarkastele kriittisesti liikeyritystänne ja toimintojanne määrittääksesi, mikä toimii hyvin, mitä haasteita kohtaatte ja mitä sinun mielestäsi skaalaaminen tai parannusten tekeminen edellyttää.
  • Vaihe 3: Muodosta kriteerit – Kehitä standardikriteerit käytettäviksi, kun palveluntarjoajia arvioidaan. Kriteerejä voivat olla ominaisuudet, hinta, alusta ja mikä tahansa muu, jota tiimisi pitää tärkeänä päätöksenteossa.
  • Vaihe 4: Aikatauluta konsultoinnit – Järjestä puhelut, henkilökohtaiset tapaamiset tai verkkodemot harkitsemiesi palveluntarjoajien myynnin edustajien ja asiantuntijoiden kanssa. Muodosta ensivaikutelma kustakin yrityksestä ja pyri huomioimaan palvelujentarjoajien erot.
  • Vaihe 5: Laadi ehdokaslista – Karsi listasi 2:een tai kolmeen ehdokkaaseen, joita haluat tarkastella tarkemmin.
  • Vaihe 6: Luo yhteys – Ota yhteyttä ehdokaslistan palveluntarjoajiin ja järjestä jatkopuhelut saadaksesi lisätietoja siitä, miten niiden tuotteet voivat auttaa liiketoimintaanne.
  • Vaihe 7: Valmistele huolenaiheitasi koskevat kysymykset – Valmistele erityiset kysymykset, joihin haluat kunkin palveluntarjoajan vastaavan jatkopuhelujen aikana.
  • Vaihe 8: Tarkista palveluntarjoajien suositukset – Puhu toisille yrityksille, jotka ovat toteuttaneet harkitsemiesi palveluntarjoajien ERP-järjestelmät. Selvitä, mistä ne pitävät, mistä ne eivät pidä, mitä ne eivät odottaneet, suosittelisivatko ne itse asiassa kysymääsi palveluntarjoajaa jne. Hanki niiltä mahdollisimman paljon informaatiota, voidaksesi tehdä lopullisen päätöksen. Kun olet valinnut ERP-palveluntarjoajan yrityksesi ja tarpeidesi mukaisesti, käytä aikaa tarkastelemaan koko projekti alusta loppuun. Toimi ERP-palveluntarjoajan kanssa kartoittaaksesi tärkeät virstanpylväät ja kurssisi menestykseen.


Miten Epicor voi auttaa liikeyritystäsi?

Epicor auttaa liikeyrityksen kasvussa. Tarjoamme joustavan alakohtaisen  ERP-ohjelmiston , joka on rakennettu valmistusteollisuuden, jakelun, vähittäismyynnin ja palvelualan asiakkaidemme tarpeiden ympärille. Jokaisen ratkaisumme – joko pilvipohjaisen tai paikallisen – taustalla on yli 45 vuoden kokemus asiakkaidemme yksilöllisistä liiketoimintatarpeista ja toiminnallisista vaatimuksista. Epicor tuntee alasi läpikotaisin, joten ratkaisumme edistävät kasvua ja helpottavat monimutkaisten asioiden hallintaa. Tuloksena saadaan tehokkaita ratkaisuja, jotka vapauttavat resurssisi liiketoimintasi kehittämiseen.

Lue lisää ratkaisuistamme napsauttamalla yhtä alla olevista linkeistä:


ERP-järjestelmän toteuttaminen omassa organisaatiossasi

Kun lopulta olet valmis toteuttamaan ERP-järjestelmän organisaatiossasi, noudata näitä parhaita käytäntöjä ja vinkkejä menestyksesi varmistamiseen:

  • Ymmärrä liiketoimintasi prosessit ja päävaatimukset. Muodosta täydellinen käsitys kaikista liiketoimintasi muodostavista alueista, prosesseista ja työkaluista. Käytä aikaa dokumentoimaan ongelma-alueet, toimivat prosessit, mahdolliset kysymykset ja kaikki muut havainnot, jotka haluat kirjata valmisteluna uuden järjestelmän toteuttamiseen yrityksessäsi.
  • Muodosta liiketoimintamalli ERP:tä varten positiivisella ROI:lla. Tee lista ERP-ohjelmiston toteutuksen hyödyistä. Jaa listasi tiimijäsenten, päättäjien ja tärkeiden sidosryhmien kanssa. Keskity siihen, mikä ei toimi organisaatiossasi nyt ja miten uskot ERP-järjestelmän auttavan siinä. Päätä suorituskykymittarit (KPI:t), joiden avulla voit tehdä vertailua, kun uusi järjestelmä on täysin toteutettu koko organisaatiossasi.
  • Varmista asianmukainen projektinhallinta ja resurssien käyttö. Anna tiimisi jäsenelle tehtäväksi hallita toimeenpanoprosessia alusta loppuun. Varmista, että kyseisellä henkilöllä on tarvitsemansa resurssit onnistumiseen.
  • Hanki johdon ja organisaation sitoutuminen. Pyydä täysi tuki ja sitoutuminen kaikilta organisaatiossasi, alhaalta ylös. Varmista, että kaikki ymmärtävät, mitä teet, miksi teet sen ja miten se vaikuttaa heihin ja heidän työhönsä.
  • Tunnista varhaisen suunnittelun arvo. Vähennä aikaa, joka kuluu ERP-järjestelmän täyteen toteuttamiseen omassa organisaatiossasi, suunnittelemalla etukäteen. Mieti niitä resursseja, jotka tarvitset jokaisessa vaiheessa, jotta käyttöönottovaihe sujuu mahdollisimman hyvin ja tehokkaasti.
  • Keskity datan siirtoon varhaisessa vaiheessa toimeenpanoprosessia. Päätä, miten paljon dataa haluat siirtää järjestelmäänne, tee sitten suunnitelmat siirtoprosessin aloittamiseksi mahdollisimman pian. Loppuun saakka odottaminen voi häiritä paljon liiketoimintasi operaatioita. Investoi koulutukseen ja muutoksenhallintaan. Anna työntekijöille ja tiimijäsenille riittävästi aikaa ymmärtää, miksi toteutat uuden järjestelmän ja miten se vaikuttaa heidän rooleihinsa. Varmista, että jokainen on mukana, ja rohkaise tiimijäseniä kääntymään puoleesi, jos he tarvitsevat apua.
  • Ole selvillä siitä miksi ERP on tarpeellinen teille. Muista, minkä takia olet toteuttamassa uutta järjestelmää. Määritä vaatimukset, muodosta mittaustavat ja laadi liikesuunnitelma, jossa selvästi ilmaistaan, mitä hyötyjä yhtiö odottaa saavansa toteutuksesta.
  • Pyydä ulkopuolista apua, kun tarvitset sitä. Jos uskot tarvitsevasi hieman apua missä tahansa toimeenpanoprosessin aikana, käänny konsultin puoleen ja hyödynnä hänen asiantuntemustaan ja neuvojaan.

Näiden suositusten ja parhaiden käytäntöjen noudattaminen saa koko toimeenpanoprosessin sujumaan paljon helpommin. Ne auttavat lisäksi sinua saamaan tarvitsemasi tuen työntekijöiltäsi voidaksenne saavuttaa tavoitteet ja KPI:t, joihin haluat pyrkiä, kun järjestelmä on käytössä.

Lataa tämä valkoinen kirja lukeaksesi lisätietoja ERP:n toimeenpanon parhaista käytännöistä.

ERP:n suorituskyvyn ja ROI:n mittaaminen

ERP-järjestelmäsi suorituskyvyn mittaaminen on tärkeää, jotta voit validoida tekemäsi tai ajan mittaan jatkamasi investoinnin. Kun toteutat ERP-järjestelmää organisaatiossasi, aseta tietyt tavoitteet ja KPI:t, joihin voit pyrkiä, kun uusi järjestelmä on käytössä. Miten mittaat suorituskykyä, riippuu liiketoimintasi luonteesta, mutta seuraavassa on eräitä yleisiä kysymyksiä, joita sinun tulisi miettiä, kun asetat KPI:itä:

  • Tekeekö tämä järjestelmä työntekijästäni tuottavamman? Kuinka paljon?
  • Tekeekö tämä järjestelmä työntekijästäni ja minusta tyytyväisemmän?
  • Miten tämä uusi järjestelmä vaikuttaa asiakastyytyväisyyteen? Voinko ennustaa mitattavan vaikutuksen ja asettaa tietyn tavoitteen?
  • Salliiko tämä meidän lisätä myyntiä, uusia myyntiä, konversioprosentteja, asiakkaan säilytysprosenttia jne.? Kuinka paljon?
  • Antaako tämä uusi järjestelmä meille strategisen edun kilpailijoihin nähden? Miten?
  • Parantaako tämä suhteita ja prosesseja globaalien toimittajien kanssa? Miten voin seurata sitä ja mitkä ovat tavoitteeni?
  • Parantaako tämä järjestelmä toimitusketjua ja varastotoimintoja? Mitkä ovat päämittaustiedot, joita seuraamme nyt, ja miten ne paranevat, kun järjestelmä on käytössä?

Mieti mittaustietoja ja tavoitteita, joita seuraatte tällä hetkellä organisaatiossasi, tee sitten ennusteet ja aseta KPI:t menestyksen ja edistymisen seuraamiseksi ajan mittaan, kun uusi ERP-järjestelmä on käytössä.

Haluatko pysyä ajan tasalla ERP-trendeistä ja menestystarinoista? Lue viimeisimmät blogikirjoituksemme napsauttamalla tästä.

Yhteenveto

Kestävän kehityksen mukaisen, skaalautuvan yrityksen rakentamiseksi tämän päivän yritysympäristössä tarvitset työkaluja, jotka auttavat sinua virtaviivaistamaan tehtäviä, tehostamaan tuottavuutta ja hyödyntämään dataa reaaliaikaisesti. Oikea ERP-järjestelmä voi ohjata sinut oikealle tielle. Valmis tekemään investoinnin? Napsauta tästä, niin pääset aloittamaan.

Siirry artikkelin alkuun